用Word和Excel制作成绩单

文章类别：Word | 发表日期:2008-8-29 12:07:46

    在学校，每学期期末的学生成绩统计、名次编排、学生成绩单填写，这些繁杂、重复的工作给每位教师增加了许多工作量。本人从事教学工作多年，就把自己使用的方法介绍给大家。

　　一、建立学生数据源

　　1.启动Excel 2000/2002，建立学生成绩表（如图1，可点击放大）。


　　2.用SUM函数统计学生的总分。如：单击J2单元格；输入公式“=SUM（B2I2）”，然后单击“√”确定；鼠标指向J2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放直至J12单元格。

　　3.用AVERAGE函数计算学生的平均分。如：单击K2单元格；输入公式“=AVERAGEB2I2”，然后单击“√”确定；鼠标指向K2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至K12单元格。

　　4.用COUNTIF函数统计学生的补考科数。如：单击M2单元格；输入公式“=COUNTIFB2I2″<60″”然后单击“√”确定；鼠标指向M2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至M12单元格。

　　5.根据平均分用IF函数评出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如：单击L2单元格；输入公式“=IFK2>=90″优″IFK2>=80″良″IFK2>=70″中″IFK2>=60″合格″″不合格″”然后单击“√”确定；鼠标指向L2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至L12单元格。

　　二、创建合并主文档

　　1.启动Word 2000/2002，建立文档（如图2）

　　2.从“工具”下拉菜单中选择“邮件合并”命令。

　　3.弹出“邮件帮助器”对话框，在“主文档”下单击“创建”按钮，然后选择“套用信函”。

　　4.提示使用活动窗口还是新文档创建套用信函，单击“活动窗口”按钮（活动窗口按钮就是使用当前文档做主文档，新建主文档按钮就是重新建立一个新的文档做主文档）。

    三、打开数据源

　　1.在“邮件合并帮助器”对话框中的“数据源”区域中单击“获取数据”按钮。

　　2.从下拉列表中选择“打开数据源”（如图3）。

　　3.弹出“打开数据源”对话框，选择所用的数据源打开（注意：笔者是用Excel建立的数据源，文件类型是.xls）。

　　4.弹出信息提示请指定命名单元格或单元格区域，单击“确定”按钮。

　　5.又弹出信息提示在文档中插入合并域，单击“编辑主文档”按钮。

　　四、插入合并域

　　1.切换到Word主文档，将插入点设置在要插入合并域处。

　　2.单击“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”按钮，从下拉列表中选择要插入的域名。

　　3.重复以上操作，分别将所有的合并域插入相应的位置（如图4）。

　　说明：带书名号的都是从“插入合并域”中直接插入相关的内容。

　　五、合并数据源与主文档

　　单击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮，快速合并数据与文档。或直接单击“合并到打印机”按钮，直接打印输出，几分钟时间就可以把几十份成绩单做好!

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