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word批注的使用

文章类别:Word | 发表日期:2008-8-29 12:43:03

批注是审阅添加到独立的批注窗口中的文档注释或者注解,当审阅者只是评论文档,而不直接修改文档时要插入批注,因为批注并不影响文档的内容。批注是隐藏的文字,Word 会为每个批注自动赋于不重复的编号和名称。


10.2.1 插入批注
    批注可以是文字批注或者声音批注,下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。

10.2.1.1 插入文字批注
    在文档中插入文字批注可按如下方法进行:
    (1)将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。
    (2)选择【插入】菜单中的【批注】菜单项,出现如图10-3 所示的批注窗口。
word批注的使用
    (3)在批注窗口中输入文字,并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中,用鼠标直接在文档窗口中单击即可。
    (4)输入完成后,单击批注条中的【关闭】按钮,关闭批注窗口。
    如果要连续插入多个批注,可以在不关闭批注窗口的状态下,在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点,然后单击【插入】菜单中的【批注】菜单项,开始插入新的 批注。

10.2.1.2 插入声音批注

    声音批注可以使文档更精彩,但需要完整的录音和放音设备,即需要配置有声卡、麦克风和音箱等。插入声音批注的步骤如下:
    (1)选择要插入批注引用的文本,或者把光标移到要插入批注引用的位置。
    (2)单击【插入】菜单中的【批注】命令,打开批注窗口。
    (3)单击批注条中的【插入声音对象】按钮word批注的使用。系统将打开 Windows 的【录音机】程序,用户可以单击【录音】按钮word批注的使用开始录音,单击word批注的使用按钮停止录音。
    (4)录音完毕,关闭【录音机】程序即可。
    要听到声音批注,双击批注的声音图标word批注的使用即可。

10.2.2 显示或隐藏批注
    每次给文档添加批注时,Word 都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记(批注者缩写和编号),打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口,可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】word批注的使用按钮来显示批注标记。由于工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】word批注的使用按钮不但可以显示批注标记,还显示其他非打印字符,包括段落标记和制表符等。如果仅想显示隐藏的文字,可以按照下面的步骤进行:
    (1)单击【工具】菜单中的【选项】目录,出现【选项】对话框。
    (2)在【选项】对话框中选择【视图】选项卡。
    (3)在【格式标记】区中选择【隐藏文字】复选框。
    (4)单击【确定】按钮,即可在文档中显示批注引用,如图10-4 所示。word批注的使用
    如果要隐藏批注引用,在【选项】对话框中不选中【隐藏文字】复选框即可。

10.2.3 查看批注

    由于在Word 文档,有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注,用户只需把鼠标指针指向有批注的文字,文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示,如图10-5 所示。
word批注的使用
    如果把鼠标指针移到批注上方时没有显示批注的内容,可以单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,打开【选项】对话框,选择【视图】选项卡,然后选中【屏幕提示】复选框即可。
    另外,如果用户要按顺序查看每个批注,需要用到Word 提供的【审阅】工具栏。步骤如下:
    (1)对着某个工具栏单击右键,在弹出的快捷菜单中选择【审阅】,显示【审阅】工具栏。
    (2)要查看下一个批注,则可以单击【下一批注】按钮word批注的使用
    (3)要查看前一个批注,则可以单击【上一批注】按钮word批注的使用
    如果要查看某位审阅者的批注,可以打开【插入批注】窗口,然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。

10.2.4 更改或删除批注
    只要文档中存在批注,那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】word批注的使用按钮可以打开批注编辑窗口,用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注,把光标移到批注中,单击【审阅】工具栏中的【删除批注】word批注的使用按钮即可删除该批注。

10.2.5 更改批注审阅者
    一个文档有多个审阅者,为了便于知道每个志愿者所添加的批注,可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下:
    (1)单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡,如图10-6 所示。
word批注的使用
    (2)在【姓名】和【缩写】文本框中分别输入审阅者和缩写名称。
    (3)如果需要,可以在【通讯地址】中输入审阅者的通讯地址。
    (4)单击【确定】按钮。

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