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Excel服务器使用大全:定义表间公式

文章类别:Excel | 发表日期:2008-8-29 13:55:03

 

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    表间公式是Excel服务器中最核心的内容,其主要作用从数据中提取数据,充填到指定的区域,以及将指定区域的数据写进数据中。从而实现Excel的网络化。

    表间公式分为两类:提取表间公式和回写表间公式。

    表间公式的优点还在于可以自动执行、分步手动执行。本章主要讨论提取表间公式。

定义表间公式-提取所有产品名称

1.打开“销售日报”模板状态下,选择鼠标右键菜单“定义表间公式”:

出现“表间公式”定义界面:

2.点击“新增”,选择“填报报表时从其它表单中提取数据”:

3.点击“确定”,填写表间公式的名称,以及选择“应用方式”为“打开后自动执行(初始填报)”:

应用方式有四种:

(1)手动执行-填报时,根据需要来执行。这种方式可以给管理人员极大的灵活性,例如,对同一数据可以设置多个公式,根据不同的条件来执行。

(2)筛选条件改变时自动执行-当表间公式筛选条件中包含的数据项发生改变后,执行该表间公式。这种方式可以根据条件,自动执行表单。

(3)打开后自动执行(初始填报)-填报新报表时,一打开就执行表间公式。再修改时,就不执行了。例如,本例中,提取产品名称,只需要在第一次执行的时候,将产品名称提取出来,修改时,就不需要再执行了。

(4)打开后自动执行(每次修改)-填写报表时不执行,修改时执行。例如,需要不断更新的台帐,就可以设置该种执行方式,不断的更新台帐上的数据。

4.点击“数据源”,选择“物料基础信息_主表”:

5.点击“确定”,回到表间公式定义界面:

6.点击“筛选条件”:

(1)在“分类”中选中“物料基础信息_主表”

(2)在“选项”中选中“物料基础信息_主表.物料类别”,双击,该字符串写到“表达式”中。

(3)在“表达式”的“物料基础信息_主表.物料类别”后面写“='产成品'”

(4)点击确定

意思是,将“物料基础信息_主表”中字段“物料类别”等于“产成品”的所有记录筛选出来。

7.点击“充填方式”

8.选择“充填数据表”中“销售日报_明细”。一个表间公式只能对一个数据表填充。

9.点击“提取数据...”与“目的字段”中“产品”相对应的“双击此处构造表达式”单元格。

(1)在“分类”中,点击“物料基础信息_主表”,“选项”中显示出该表所有字段。

(2)在“选项”中,双击“物料基础信息_主表.物料名称”,该信息出现在“表达式”中。

(3)点击“确定”。

10.选择“操作”为“填入值”:

“操作”,即为充填的方式,有四种:

(1)填入值,将查出的记录按顺序写入。

(2)填入公式,可以动态构造Excel的内部公式,填入到相应的单元格中。

(3)构造下拉选项,将查询出的记录,作为下拉选项的值。也就是说,Excel模板中的下拉列表,可以有两种方式:表间公式和数据规范。

表间公式实现下拉列表可以使得下拉列表的值随着筛选条件变化,而数据规范却做不到。当然,数据规范定义过程简单。

(4)按行[列]匹配,将查询出的记录与已经存在于excel中的数据相匹配填入。

11.点击“确定”:

12.点击“确定”,公式定义完毕。

下面章节中,接着定义其它表间公式。

 

定义表间公式-提取昨日销量

1.点击“新增”:

2.选择“填报报表时从其它表单中提取数据”:

3.点击“确定”,输入“公式名称”和选择“应用方式”:

4.点击“来源数据”:

5.点击“确定”,点击“筛选条件”:

注意:

这里用到了“日期加减”,用该函数可以计算出昨天、前天,上月的这一天,上年的这一天等。

此日期在基准日期的基础上,加上或减去某单位的时间,得到一个新的日期。第一个参数为时间单位,yy表示年,qq表示季,mm表示月,ww表示周,dd表示天,hh表示小时,nn表示分钟,ss表示秒。第二个参数为整数,正数表示增加,负数表示减少。比如:日期加减(mm,1,'2004-3-5')='2004-4-5'

6.点击“确定”,回到主界面,再点击“充填方式”:

“按行[列]匹配”的字段必须出现在“筛选条件”中。原因是,如果没有在条件中,那么,查询出的数据可能很多与需要“按行[列]匹配”的字段无关,无法匹配,造成错误。

7.点击“确定”,回到定义表间公式界面:

8.点击“确定”,回到主界面:

定义表间公式-提取本日销量和提取本月销量

1.根据前面的步骤,定义出“提取本日销量”:

2.定义“提取本月销量”:

这里用到了“年份值”和“月份值”函数。

 

表间公式的调试

1.定义好一个表间公式,就马上运行,检查是否正确。不要等到所有公式等定义完,再测试。这样很难发现错误。

2.当表间公式运行后,没有达到自己的预期,将表间公式中的筛选条件逐一去掉,再逐一加上,检查问题发生在那一步。

3.先手动执行,其次筛选条件改变后运行,最后才选择自动运行。

多做几个公式,就熟练了。

 

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