Access 2007修改、编辑或更改报表

时　间:2008-6-6 8:04:55
作 者:Microsoft
摘　要:修改、编辑或更改报表
正　文:

本主题将说明可用于修改、编辑或更改现有报表的技术。Microsoft Office Access 2007 提供两个可用于对报表进行更改的视图：布局视图和设计视图。选择使用哪个视图取决于您试图完成的特定任务。最终还可以同时使用两个视图来进行更改。

了解布局视图

布局视图是用于修改报表的最直观的视图，几乎可用于您要对 Office Access 2007 中的报表所做的所有更改。在布局视图中，报表实际正在运行，因此，您看到的数据和打印数据的外观非常相似。然而，您还可以在此视图中对报表设计进行更改。因为您可以在修改报表的同时看到数据，所以它是非常有用的视图，可用于设置列宽、添加分组级别或执行几乎所有其他影响报表的外观和可读性的任务。下图显示布局视图中的“客户电话簿”报表。

在布局视图中看到的报表并不与打印报表完全相同。例如，布局视图中没有分页符。此外，如果已经使用“页面设置”设置了报表中列的格式，则这些列将无法在布局视图中显示。但是，布局视图可以提供与打印报表非常接近的视图。如果想要看到报表在打印时的外观，请使用打印预览。

某些任务不能在布局视图中执行，需要切换到设计视图执行。在某些情况下，Access 将显示一条消息，通知您必须切换到设计视图才能进行特定的更改。

了解设计视图

设计视图提供了报表结构的更详细视图。您可以看到报表、页和组的页眉和页脚镶边。报表在设计视图中并不真正运行，因此，在工作时无法看到下层数据；然而，与在布局视图中相比，在设计视图中执行某些特定任务要容易得多。您可以：

• 向报表添加范围更广的控件，例如标签、图像、线条和矩形。
• 在文本框中编辑文本框控件来源，而不使用属性表。
• 更改某些在布局视图中没有的属性。

下图显示设计视图中的“客户电话簿”报表。

在视图之间切换

Access 提供了在视图之间切换的多种方法。如果报表已经打开，则可以通过执行下列操作之一来切换至其他视图：

• 右键单击导航窗格中的报表，然后单击快捷菜单上所需的视图。
• 右键单击报表的文档选项卡或标题栏，然后单击快捷菜单上所需的视图。
• 在“开始”选项卡上的“视图”组中，单击“视图”按钮在可用的视图之间切换。或者，也可以单击“视图”下的箭头，然后从菜单中选择一个可用的视图。 “打印预览”在此菜单上不可用。

  

• 右键单击报表自身的空白区域，然后单击所需的视图。如果是在设计视图中打开报表，则必须右键单击设计网格的外部。
• 单击 Access 状态栏上的某个小视图图标。

如果报表未打开，请在导航窗格中双击报表，以在报表视图中打开它。要在另一视图中打开该报表，请右键单击导航窗格中的报表，然后单击快捷菜单上所需的视图。

 注释   如果您正在修改一个您已经使用“页面设置”在其中创建多个列的报表（例如，邮件标签报表），则只能在“打印预览”中查看这些列。如果在报表视图或布局视图中查看报表，Access 将在单个列中显示数据。

在布局视图中修改报表

本节描述一些可以在布局视图中执行的常见报表修改操作。

更改列宽或字段宽度

1. 单击要调整的列中的某个项目。

   该项目周围将绘制一个边框，指示该字段已选定。

2. 拖动边框的右边缘或左边缘，直到列宽符合您的需要。

更改行高或字段高度

1. 单击要调整的行中的某个项目。

   该项目周围将绘制一个边框，指示该字段已选定。

2. 拖动边框的上边缘或下边缘，直到行高符合您的需要。

添加字段

1. 在“格式”选项卡上的“控件”组中，单击“添加现有字段”。

   将显示可用字段列表。如果其他表中有可用的字段，则这些字段将显示在“其他表中的可用字段:”的下面。

2. 将字段从“字段列表”拖动到报表中。移动字段时，一个突出显示区域将指示当释放鼠标按钮时字段将放置的位置。

    注释   要一次添加多个字段，请在按住 Ctrl 的同时单击“字段列表”中所需的各个字段。然后释放 Ctrl 并将字段拖动到报表中。这些字段将被放置在相邻位置。

了解控件布局

控件布局可以指导您将控件水平和垂直对齐，以使报表有一个统一外观。您可以将控件布局视为一个表，表的每个单元格都包含一个控件。以下过程说明如何在控件布局中添加、删除或重新排列控件。

控件布局有两种：表格式和堆叠式。

• 在表格式控件布局中，控件是以行和列的形式排列，就像电子表格一样，且标签横贯控件的顶部。表格式控件布局始终横越一个报表的两个节；无论控件在哪个节中，标签都位于