Access 2007按自定义次序对记录排序

时　间:2008-7-25 9:10:07
作 者:Microsoft
摘　要:按自定义次序对记录排序
正　文:

有时可能需要按用户定义的次序（也称为自定义或逻辑次序）而不是按字母或数字次序，来对数据进行排序。例如，如果对星期进行排序以使星期一最先出现，将比按字母次序排序（这种情况下，星期五最先出现）更有意义。可以在数据表视图中对表或查询的数据进行排序，或者在窗体视图中对窗体的数据进行排序。

• 对少量、有限的唯一字段值排序

• 对大量的唯一字段值排序

对少量、有限的唯一字段值排序

在此过程中，您将编写表达式以使用 IIf 函数来对雇员职务进行排序。

首先，创建包含以下三个字段的表：职务、名字和姓氏。在“职务”字段中，为四条新记录输入以下值： 

• 内部销售协调员
• 销售经理
• 销售代表
• 销售副总裁

在这四条记录的“名字”和“姓氏”字段中，输入所需的姓名。

1. 现在，在数据表视图中打开该表。
2. 在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“高级”，然后单击快捷菜单上的“高级筛选/排序”。
3. 在网格中添加所需的字段，例如，“名字”、“姓氏”和“职务”。
4. 右键单击第一个空白列中的“字段”行，单击“显示比例”，然后键入以下表达式：

   IIf([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf([Title] = "Sales Manager", 2, IIf([Title] = "Sales Representative", 3, IIf([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))

   “职务”是包含排序值的字段的名称。引号引起来的值是存储在字段中的各个值。后面的数值则是分配给它的序号。前面的表达式将序号 1 到 4 分配给四个不同的职务，并将序号 5 分配给所有其他人。执行排序时，将为此表达式中未提到的职务分配相同的序号 (5)。

5. 在包含表达式的列的“排序”行中，单击“升序”。
6. 在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“切换筛选”。

   IIf 函数将返回与“职务”字段中的值对应的数值。例如，如果“职务”字段的值是“销售经理”，则分配的数字是“2”。如果“职务”字段中有的值未作为函数参数列出（例如，“地区协调员”），则会将数字“5”分配给它。然后，查询将按升序对这些数字排序。  

对大量的唯一字段值排序

如果有大量的值需要排序，则更好的数据排序方式是创建查阅表。

假设“雇员”表引用了 50 多个不同的职务。那么，您首先需要创建查阅表，并使现有表准备查找新表。然后使两个表相关，并创建查询。

创建查阅表并修改现有表

1. 创建一个将用来存储职务的新查阅表。将该表命名为“职务表”，并将该字段设置为圆括号中所指示的数据类型，如下表所示：

   职务 ID （自动编号）	职务 （文本）
   1	销售副总裁
   2	销售经理
   3	销售代表
   4	内部销售协调员

2. 将“职务 ID”字段设置为主键。
3. 修改“雇员”表，使它能够查找“职务表”表。
   • 在设计视图中，将“职务”字段的名称更改为“职务 ID”。
   • 在“数据类型”列中，将“数据类型”更改为
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