用好Word的自动保存

文章类别：Word | 发表日期:2008-8-29 12:07:43

    对于用过WORD编辑处理文档的人来说，可能都有过因为没有存盘而使辛辛苦苦编辑的文件丢失的经历。其实，我们只要对WORD稍加设置，就可让WORD自动保存您的劳动成果。下面我们以WORD XP为例，看看具体的操作过程。

　　一、解决突发情况的办法

　　有时可能由于特殊的原因（如停电、非法操作等），造成WORD被突然关闭，没有存盘的文件很可能就丢失了。解决此类问题，可以利用WORD XP的“自动保存”功能。 

 　　1、启动WORD XP，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签。

　　2、在上述标签中，选中“自动保存时间间隔”选项，并在后面设置一个合适的时间，按“确定”按钮。

　　注意：为了尽管能地减少损失，建议将“时间”设置短一点（我通常设置为2分钟）。

　　以后你在用WORD XP编辑文档时，不管你是否保存过文档，WORD XP都会按你设置的时间周期，定时将你编辑的结果保存在一个临时文件中。

　　如果遇到突发情况，造成WORD XP关闭，但再次正常启动WORD XP时，“文档恢复”任务窗格将自动出现（如图1），你所有没有保存过的文档会被WORD XP自动恢复，点击您需要保存的文档，则该文档的大部分内容已被恢复，通常只有最后一个时段输入的内容才丢失，抓紧时间赶紧存盘吧。

　　注意：如果这时你还没有存盘，而是直接关闭WORD XP，系统会出现一个提示框（如图2），再次提醒你保存文档。此时，如果你又选择了“否”，系统则将其移送“回收站”，如果你还想要这篇文章，可以到“回收站”中将其找回。
 

　　虽然我们激活了“自动保存”功能，但并不代表编辑的文档不需要保存。在正常退出WORD XP时，系统通常会弹出“是否保存对‘文档’的更改？”对话框，选择“是”，才能起到保存文档的目的，而选择了“否”，则前功尽弃。这时，自动保存功能也救不了你。有时可能由于某种原因（比如旁边有人与你说话），你的鼠标误点了“否”，也会造成损失。下面我们谈谈解决这类误操作的办法。

    二、解决误操作的办法

　　虽然我们激活了“自动保存”功能，但并不代表编辑的文档不需要保存。在正常退出WORD XP时，系统通常会弹出“是否保存对‘文档’的更改？”对话框，选择“是”，才能起到保存文档的目的，而选择了“否”，则前功尽弃。这时，自动保存功能也救不了你。有时可能由于某种原因（比如旁边有人与你说话），你的鼠标误点了“否”，造成了损失。

　　解决此类问题的办法有下面两种：

　　1、在弹出上述对话框时，我们不用鼠标去点击，而直接按“Enter”键。因为系统默认的选择了“是”的按钮，你只要确认（Enter）一下就行了。

　　2、让WORD的宏来帮您自动保存。

　　①启动WORD XP，打开一个已经编辑好的WORD文档（注意：为了后面设置的方便，请不要用新建的文档）。 ②执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制宏”对话框（如图3）。 

  　　③在“宏名”下面的方框中输入“autoclose”（大小写无所谓，名称不能改），按“将宏保存在”下面方框右边的下拉按钮，选中“所有文档（Normal.dot）”选项（通过是默认选项，不需要修改），按“确定”按钮。

　　④执行“文件→保存”命令（也可直接按工具栏上的“保存”按钮）。

　　⑤再次执行“工具→宏→停止录制”命令，完成该宏的录制。

　　⑥以后当你编辑好文档后，按“关闭”（×）按钮，或执行“文件→退出”命令时：如果是旧文档，系统会自动保存你所做的一切修改，再正常关闭WORD XP。如果是新建文档，系统会自动弹出“另存为”对话框，不管您是按“保存”还是“取消”按钮，您不保存文档，就退不出WORD。当然，你强行关机还是可以退出WORD的，不过这时WORD XP会自动恢复你没有存盘的文档（可以用第一种方法恢复），确保万无一失。

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