用Word 2003进行协同办公

    分工与合作越来越成为现代办公的常用方式，Office 2003充分考虑到了这点，可以很方便地让很多员工合作完成同一个办公项目。

　　一、协同办公的概念
　　协同办公就是多个人共同完成同一个项目，在此我们可以理解成针对Word中的一篇文档，可能需要几个人同时对它进行编辑。如果采用先部分编辑，再整合的话，那样不仅费时，还容易出错，效率很差，而使用Word的协同办公功能，几个人同时对这篇文档进行编辑，实时更新，其中一个人编辑过的文档立刻就会被其他合作伙伴看到，这样就能极大提高工作效率。

　　二、准备工作
　　要想体验Word 2003的协同办公功能，首先你使用的操作系统必须得是windows 2003 Server或更高版本的操作系统，同时必须得安装Office 2003，然后还要安装微软提供的一个服务器软件──Microsoft Windows SharePoint Services程序，可以到微软的官方网站下载,下载了该服务器软件后，还要进行以下操作：

　　1.添加成员
　　由于是多人合作，所以要在服务器上创建几个用户，我们可以创建域用户，也可以创建本地用户。创建域用户有点复杂，在此笔者以创建本地用户为例来说明。

　　在桌面上右击“我的电脑”，在弹出的快捷菜单中选择“管理”，打开“计算机管理”窗口，在左侧窗口中单击“本地用户和组→用户”节点，然后在右侧窗口中右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“新用户…”，弹出如图1所示的窗口。  

　　通过同样的方法即可创建一系列用户，这些用户就是要进行协同办公的用户。

　　2.安装ASP.NET组件
　　由于Microsoft Windows SharePoint Services服务器要运行在ASP.NET架构上，所以在安装它之前，首先要安装ASP.NET系统组件(Windows 2003 Server默认情况下没有安装此组件)：单击控制面板中的“添加/删除程序”按钮，在弹出的“添加/删除程序”窗口中点击左侧栏中的“添加/删除Windows组件”，打开“Windows 组件向导”，在此窗口中的列表中双击“应用程序服务器”，弹出如图2所示的窗口。在图2中，选择“ASP.NET”项，然后单击“确定”并将windows 2003 server安装光盘插入光驱，稍后即可完成“ASP.NET”组件的安装。

    小知识：ASP.NET是微软.NET框架中很重要的组成部分。.NET框架是一种新型计算平台，其设计目的是为了在 Internet 高度分布式环境中简化应用程序开发，微软的很多程序都采用了.NET架构，而ASP.NET目前使用得比较广泛，所以运行微软的一些新程序时，都要有ASP.NET框架支持才行。

　　3.安装Microsoft Windows SharePoint Services服务器
　　安装了ASP.NET之后，安装Microsoft Windows SharePoint Services服务器就很简单了，直接双击下载下来的可执行程序，一路点击“下一步”即可完成它的安装(当然在安装时我们还可以做很多选择，为了简单化，在此我们不作任何设置)。当此程序安装后，程序会自动配置我们系统中的IIS，最后自动打开默认的工作组网站。

　　完成上面三步工作后，我们就可以开始在局域网中进行协同办公了。如果你想在因特网上进行协同办公的话，你还必须得设置IIS，还要有自己的网站空间等，在此我们不作讨论。

　　三、协同办公实例
　　下面我们以一个实例(这篇文档的目的是让所有的合作人员自己写出简历)来看看到底如何实现协同办公的。

　　1.在服务器上建立文档
　　要想实现一篇文档的协同编辑，首先打开Word 2003，新建一个文档，在此我们建立“简历”，并保存到“D:\简历”。然后，我们将所有的合作人员的名单按顺序列入文档中。输入完毕之后，单击菜单“工具→共享工作区…”，打开共享工作区侧边栏，如图3所示。   

　　单击图3所示的工作区侧边栏中的“创建”按钮，此时程序就会自动将此文档在先前建立的默认网站上共享了。创建完毕后，就可以单击共享工作区侧边栏中的“在浏览器中打开网站”链接，单击之后，程序会自动打开浏览器，并显示工作组网站。至此，共享文档已经创建完毕。

　　2.添加新成员
　　虽然共享文档已经创建完毕，但是合作伙伴还没被赋予一定权限，工作还是无法开展下去的，在此我们就将这些合作伙伴添加进来：单击共享工作区栏中的“添加新成员”链接，弹出如图4所示的窗口。在图4中按“计算机名\用户名”的格式将先前建立的用户添加到列表中，可以一次添加多个用户，每个用户间用“;”分隔，在图4中，我们还可以通过那个下拉列表给该成员设定权限。然后连续点击“下一步”按钮即可将新成员添加进来。   

　　3.协同编辑文档
　　当合作伙伴获得了相应的权限后(编辑权限)，就可以开始进行协同工作了。

　　1)将共享文档在客户端打开

　　要编辑文档，当然要在成员的计算机上打开该共享文档了。方法是：在浏览器的地址栏中输入服务中的工作组网站的IP地址(服务器在局域网中的IP地址，如192.168.0.1)，然后按回车键，此时将会弹出一个登录权限窗口，输入你的用户名和密码即可登录到服务器上面的工作组网站，然后单击页面中的“共享文档”，再在新页面中右击“简历”文档图标，此时将会自动启动Word程序打开共享文档。

　　2)编辑文档

　　打开了文档后，我们就可以像在本地编辑一样地编辑共享文档，编辑完成后直接按“CTRL+S”键保存文档，即可将你编辑的文档更新到服务器，同时单击共享工作区中的“获取更新”链接即可获得文档的更新。所以在这种环境中，我们不仅要养成频繁按“CTRL+S”的习惯，还要养成单击“获取更新”的习惯。如果怕忘记了即时从服务器那边更新文档，我们可以像设置定时让Word自动保存那样，将更新设置为Word自动更新：单击共享工作区侧边栏中的“获取更新”按钮旁边的“选项”链接，打开如图5所示的页面。   

　　在图5中，选择“始终”选项，然后面“获取更新间隔”后面设置一个自动更新的时间间隔值，“确定”即可。

　　每个成员都这样设置后，当所有的成员将自己的简历填完并更新到服务器后，我们就可以从服务器上得到众人合作后的结晶。

　　到此就完成了多人协同办公的过程了，当然还有其他一些相关的操作，在此不能一一列举。