Word实用操作技巧(3):文字编辑

    为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用时试试以下的技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手（这里我们以Word XP为例，其他版本请参考操作）。

    今天我们介绍Word 实用操作技巧的第三部分——文字编辑类。

　　1、插入特定文字

　　对于要经常输入的文字段，每次都一个字一个字的敲入，确实很麻烦！其实你可以把它制成一个按钮放在工具栏里，以后需要时，用鼠标一点即可。方法是：在“插入”/自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”，然后打开“自定义”对话框，选取“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“特定文字”项，将其拖放到工具栏即可。

　　2、替换为特殊格式的字体

　　要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式，可以这样操作：单击菜单“编辑/替换”，在“查找内容”中输入“XP”，在“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。

　　3、快速取消项目编号格式

　　当你在文档中输入了项目编号1和回车后，Word XP会自动生成项目编号2、3、 4……，取消这些项目编号的方法是：将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，接着在Word XP中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即可快速取消项目编号。

　　4、快速还原图形尺寸

　　当你在文档中放置一些图片，对它们进行适当地修改之后，如果觉得不满意，还可以快速还原图形尺寸，方法是：按住Ctrl键，用鼠标双击该图片即可。

　　5、一次插入多个图片

　　要在文档中插入多个图片，没必要一个一个的插入，你可以单击菜单“插入/图片/来自文件”，然后在插入图片对话框中，按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，最后按“插入”即可。

　　6、将文字替换为图片

　　具体方法是：先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意：c必须是小写的半角字符），单击替换即可。“^c”的含义是让Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容，因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。

    7、关闭智能标记

　　要关闭Word XP能自动识别名字、日期、时间、地址、电话号码和最近使用过的电子邮件地址的智能标记，需要依次选择“工具”/自动更正选项，并点击“智能标记”标签，清除“用智能标记标识文本”和“显示智能标记操作按钮”二个检查框，并点击“确定”按钮。（还可以通过选择或清除“识别对象”清单中的检查框启动或禁止个别的智能标记功能。）

　　要关闭粘贴选项智能标记，需要依次选择“工具”/选项，点击“选项”对话框中的“编辑”菜单，清除掉“显示粘贴选项按钮”选项的检查框、并点击“确定”按钮。

　　8、大批量产生编号

　　用WORD XP还可以很方便地生产大量的编号，例如要产生1到40的编号，可以这样操作：先单击“表格/插入表格”插入一个表格（以后要在表格的每个单元格中放一个编号），在选项卡中输入需要的行和列，例如输入4和10（如果要将编号显示成一列，则输入1和40），于是会生成了一个表格；接下来选中整个表格，打开“格式/项目符号和编号”，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，电脑就会自动生成编号；编号生成之后，选中整个表格，用CTRL＋X剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，就会直接粘贴上编号而不会出现表格，最后你可以根据需要进行调整。

　　9、节约打印纸张的技巧

　　Word XP中新引入的缩放功能通过在一张纸上打印几页文档来节约纸张。方法是：在屏幕上显示有文档时，选择“文件”/打印，然后把鼠标移到对话框右下角的“缩放”区，在“每页的版数”域选择一个合适的数字，使“按纸型缩放”选项仍然保持缺省的“无缩放”，然后点击“OK”按钮。

　　注意：选择每页纸打印二页文档时，打印的文档还是可以接受的，这样能够将纸张的消耗量降低一半儿左右，当每页纸打印4页文档时，文档的可读性下降很厉害。如果在每页纸上打印更多页的文档时，就只能大致看看文档的打印布局了。

　　10、创建用语音激活的宏

　　与IBM的ViaVoice等语音识别软件不同，Office XP不允许用户创建语音激活的宏。幸运的是，你可以将语音识别与Office XP应用程序中的宏结合起来完成相同的功能。例如可以通过用语音说出添加的宏的名字而运行它。下面就以在文档中插入回复邮件地址为例，来说明实现的步骤：

　　首先选择“工具”/宏/录制新宏，来创建一个记录操作或文本输入的宏；其次通过选择“工具”/定制、并点击“工具条”标签来定制一个新的工具条，点击“新工具条”按钮，并在新工具条名字字段处输入新建工具条的名字，并点击“OK”按钮，把新定制的工具条拖放到Word窗口顶部的工具条的其他地方；最后在刚才创建的工具条上添加新创建的宏的按钮，点击“定制化”对话框中的“命令”标签，在分类清单中选择“宏”。然后把新的宏从“命令”标签拖到定制的工具条的右端，并把它放到那里。在“定制化”对话框点击“关闭”按钮。

　　11、词汇翻译的使用

　　Word XP在翻译一些比较简单的词汇方面，还是很有用的。要使用翻译工具，首先在文档中选择文本，然后选择“工具”/语言/翻译，调出“翻译任务面板”，确定已经选择了“当前的选择”选项，选取词典，点击“进行”按钮，在“结果”框中就会出现翻译的结果。