Word文档中统一字符串八大妙法

文章类别：Word | 发表日期:2008-8-29 12:41:29

    我们在用Word编辑文档时，常常需要输入一些特定的字符串如单位名称“某省某市第一建筑安装工程公司”等，为了保持这些字符的一致性（特别是编辑合同、协议类的文档，这种一致性非常重要），同时也为了提高输入的效率，我给大家准备了八种处理办法，算是一些“偏方”，请大家照“方”抓“药”试试。

　　注：以下方法及图片均在Word2003下制作，其它版本请大家仿照操作。

　　一、自动更正法

　　执行“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框（如图1），切换到“自动更正”标签下（通常是默认标签）在“替换”下面的方框中输入一个便于理解的字母组合（如“yjgs”），在“替换为”下面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”，按“确定”按钮返回。

　　以后在需要输入这一文本处，只要输入字母组合“yjgs”及后续文本，系统会自动将其转换为对应的字符——某省某市第一建筑安装工程公司。

　　注意：①如果需要添加多个自动更正项目，只要在上述对话框中按“添加”按钮，再重复上述操作就可以了。②如果文档中确实需要输入字母组合“yjgs”，可以先输入字母组合“yjgss”及后续文本，然后再返回来将最后一个字母“s”删除就行了。③在Word中定义的自动更正项目，在Office其它组件（如Excel等）中，同时起作用。

　我们在用Word编辑文档时，常常需要输入一些特定的字符串如单位名称“某省某市第一建筑安装工程公司”等，为了保持这些字符的一致性（特别是编辑合同、协议类的文档，这种一致性非常重要），同时也为了提高输入的效率，我给大家准备了八种处理办法，算是一些“偏方”，请大家照“方”抓“药”试试。

　　注：以下方法及图片均在Word2003下制作，其它版本请大家仿照操作。 　　

    二、自动图文集法

　　先将需要的字符输入到文档中，然后选中这些字符，执行“插入→自动图文集→新建”命令（或者按“Alt+F3”组合键），打开“创建‘自动图文集’”对话框（如图2），输入一个名称（如“yjgs”等），确定返回。

　　以后需要输入上述字符时，只要执行“插入→自动图文集→正文→yjgs”即可。

　　注意：定义好自动图文集后，在文档中输入自动图文集的名称（yjgs），然后按下“Enter”键，即可快速将定义好的字符输入到文档中。

　　三、宏

　　启动Word，按Alt+F11组合键进入Visual Basic编辑状态（如图3）。

　　执行“插入模块”命令，插入一个模块（模块1），双击插入的模块进入模块代码书写状态，将下述代码输入其中：

　　Sub 特定字符()
　　　Selection.TypeText Text:="某省某市第一建筑安装工程公司"
　　End Sub

　　输入完成后，关闭Visual Basic编辑窗口返回。

　　今后需要输入上述特定的字符时，只要运行一下上述宏就行了。

　　注意：如果经常要运行某个宏，可以在工具栏上为其制作一个激活按钮。

　　四、自定义词组法

　　启动Word（也可以是其它字表处理软件），打开自己常用的输入法（如“快乐五笔”等），在状态条上右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框（如图4），在“词语”后面的方框中输入字符——某省某市第一建筑安装工程公司，在“外码”后面的方框中输入“yjgs”（也可以采用系统给出的外码），按“添加”和“关闭”按钮返回。

　　以后需要输入这一字符时，只要输入字母组合“jygs”即可。

　　注意：显然对于能够输入中文字符的地方，这一方法都是可行的。

　　上述三种方法，一次定义，适用于多个Word，收到了一劳永逸的效果。但是，如果在某篇文档中临时需要输入某些特定的字符，那又该如何呢？请接着往下看。

    五、一次替换法

　　如果一篇文档中，多处输入一条特定的字符，可以这样操作：先在需要输入特定字符处输入某个特殊字母（我用的是五笔输入法，所以通常用字母“z”），待文章全部录入完成后，执行“编辑→替换”命令（或按“Ctrl+H”组合键），打开“查找和替换”对话框（如图5），在“查找内容”后面的方框中输入字母“z”（默认情况下，可以不考虑大小写问题），在“替换为”后面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”，按“全部替换”按钮，系统即可快速将文档中的字母“z”替换为上述给定的文本。

　　注意：①采用这种方法，对于输入特殊符号（如※）非常方便，可以大大减少反复切换键盘或输入法的次数。②如果先将一幅图片插入到文档中，选中图片，执行一下“复制（剪切）”操作，然后再打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”后面的方框中输入字母“z”，在“替换为”后面的方框中输入“^c”（“c”一定要是小写格式），按“全部替换”按钮，系统即可快速将文档中的字母“z”替换为上述图片。

　　六、剪贴板法

　　在一篇文档中，临时需要多次输入多条特定字符时，可以这样操作：执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”工具栏，按工具栏右上角的下拉按钮，在随后出现的下拉菜单中，选择“剪贴板”选项，进一步展开“剪贴板”工具栏（如图6）。再将多条特定字符一次性输入一遍，分别对上述特定字符作“复制”操作，将其一一复制到剪贴板中（参见图5）。

　　以后将光标定在需要输入某条特定字符处，双击“剪贴板”上相应的词条即可。

　　注意：①Word2003的剪贴板可以同时容纳24条内容，如果超过24条后，仍然执行复制操作，则随着后续内容的添加，前面的内容会依次被清除。②在Word“剪粘板”打开的情况下，在其它应用程序中所作的复制操作内容，也可以被保存在Word的“剪贴板”中。③如果不需要这些词条，只要点击工具栏上的“全部清空”按钮即可（也可以有选择性地清除）。

    七、定义书签法

　　将需要的特定字符（如“比上年同期增长128%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行“插入→书签”命令，打开“书签”对话框（如图7），输入一个便于理解的名称（如“zzbl”），然后依次按“添加”、“取消”按钮返回。

　　以后需要输入该词条时，请执行“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框（如图8），按“引用类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“书签”选项，然后选中其中需要的书签名称，再单击“插入”按钮即可。

　　注意；如果对定义的书签内容进行了修改（如“比上年同期增长127.5%”），只要按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面引用的内容会一次性作出相应的更改，准确、方便、高效！

　　八、选择性粘贴法

　　将需要的特定字符（如“比上年同期增长128%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制”操作，再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框（如图9），选中其中的“粘贴为链接”选项（其它选项不需要更改），确定返回就行了。

　　注意：①重复进行“选择性粘贴”可以将上述词条插入到文档多处。②此时，如果修改了最初的词条内容（如“比上年同期增长127.5%”），则后续词条随之更新。

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