Word巧制期末评语总结之技巧

文章类别：Word | 发表日期:2008-8-29 12:43:32

期末考试已经结束了，学生也离校了，当我把本年级的考分统计交给主任时，心里倍感轻松。不过班主任还要要针对每一个学生总结出他们的优缺点，并提出希望，填好成绩单、写信封，寄到学生家长手中。这可是个繁琐的工作阿……

　　我习惯性地打开电脑，看到桌面上放着的学生“期末考试成绩表.xls”，我的眼睛顿时一亮，有了！还是让它帮我干吧！

　　让我想想具体的步骤：首先把“期末考试成绩表.xls”的姓名和各科成绩粘贴到WORD2000中生成一张表格，在表格中插入“评语”列，把一些常用的评语添加到自动图文集，每个学生的评语都从自动图文集中选择即可；每个学生的成绩单用“邮件合并”功能生成；最后用“中文信封向导”生成所有的信封，全自动进行，我可省事了。

　　说干就干。我启动EXCEL2000，打开“期末考试成绩表.xls”，用鼠标拖拉选择姓名、各科成绩和总分，点鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“复制”，接着启动WORD2000，新建一文档，命名为“数据源.doc”，点鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“粘贴”，这时所有学生的各科成绩及总分都被复制过来，形成一个表格;在表格中插入“评语”一列；执行“插入/自动图文集/自动图文集”命令，弹出对话框如图1所示。

　　 　　

　　在文本框中输入常用的评语类词汇，如“热爱学习，勤于思考”、“能积极参加学校组织的各项文体活动”等，然后按“添加”按钮，重复这一过程，把可能用到的、能概括所有学生特点的词汇都添加到自动图文集中；然后点击“显示工具栏”按钮。下面让我们来享受劳动的果实吧！把光标移到第一个学生的评语栏中，用鼠标点击“自动图文集”工具栏中“所有词条”按钮，在下拉菜单中选择“正文”，啊！我们刚才输入的评语词条都在里面，如图2所示。

　　

　　我们选中一个词条，它就会自动出现在当前光标处。我们针对每一个学生的具体特点，来挑选多个词条，组成一个评语，真是太方便了！不过对于特殊情况，还是要敲敲键盘书写一下。

下面该把成绩和评语“放”入成绩单了。新建一文档，命名为“主文档.doc”，把页面纸张设为“A4”，在第一行用二号字输入“成绩单”，执行“插入/文本框/横排”命令，鼠标指针变为十字形，拖拉出一个文本框，重复以上步骤，再拖拉出两个文本框，用鼠标调整三个文本框的大小，使它们正好布满一个页面。在第一个文本框中用三号字输入“尊敬的家长：您的孩子”，在第二个文本框中拖拉出一个两行八列的表格，在第一行表格中输入各个学科及“总分”，在第三个文本框中输入新学期注意事项，然后执行“工具/邮件合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”，如图3所示。

　　

　　邮件合并一共有三步，第一步是创建主文档：单击“创建”按钮，在弹出的列表框中选“套用信函”，接着点击“活动按钮”。第二步是获取数据源：点击“获取数据”按钮，在下拉列表中选“打开数据源”，打开文档“数据源.doc”，此时会打开“邮件合并工具栏”。注意：主文档与数据源的区别，主文档中保存的是成绩单中共同的东西，如新学期注意事项，数据源中则是变化的内容，如学生的成绩。下面让我们在主文档中插入合并域，在第一个文本框中点击“邮件合并工具栏”中的“插入合并域”按钮，插入“姓名”、“评语”，在第二个文本框中分别插入“语文”等各域。调整好各文本框中的字体及字号的大小，点击邮件合并工具栏中“查看合并数据”按钮（第一排第三个按钮），哇！第一个学生的姓名及各科成绩都显示出来了！此时应根据版面调整一下字号的大小。第三步是合并数据和文档，在邮件合并工具栏中点击“合并到打印机”。只听“刷刷”的声音，所有学生的成绩单很快都打印出来。

　　最后我们来制作信封。

　　执行“工具/中文信封向导”命令，弹出“信封制作向导”对话框，点击“下一步”，选择标准信封样式。在下拉列表框中根据实际信封大小来选择，这里我们选“普通信封3：（176*125毫米）”，点击“下一步”，点击“以此信封为模板，生成多个信封”单选框，在下拉列表框中选“Microsoft Excel2000”，单击“完成”按钮。这时将自动生成一个新的文档，命名为“信封”，我们将窗口切换到该窗口，可以看到邮件合并工具栏也同时被打开了。

　　此时信封样式已经定义好了，写在信封上的学生的家庭地址和收信人姓名应放在名为“中文信封地址.xls”的电子表格中，中文信封地址.xls已由系统生成，是一张只有关键字而没有数据的空表，关键字依次是收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信人地址、发信人姓名、发信人邮编，我们打开学籍表.xls，把邮政编码、家庭住址、家长姓名等各列数据分别复制到中文信封地址.xls中，并把发信人地址填为“枣阳市七中”，发信人姓名填好，邮政编码填为“441200”。把窗口切换到“信封.doc”，点击邮件合并工具栏中的“合并至打印机”按钮，然后在打印机中放入信封，不一会儿，70多个信封就被打出来了

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