Word与Excel的协作(1)

当Excel与其他程序之间复制信息时，即可以将信息复制为链接对象，也可以复制为嵌入对象。所谓链接对象是指在一个文件中创建，并插入到另一个文件中的信息，同时还保持了两个文件之间的链接。嵌入对象是指直接插入到文件中的信息。

对于链接对象，如果链接到的文件在计算机中的位置发生了变化，链接就会失败。而嵌入对象则是把插入的对象做为自己的一部分，因此与原来的文件相互独立。

28.1.1  在Excel中复制Word表格

如果需要使用Excel的运算和数据清单管理功能处理Word中的数据，就可以从Word中复制表格到Excel中。

现有一张Word表格，如图28-1所示。

图28-1  Word中的表格

要将其复制到Excel中，首先要单击表格，然后选择Word菜单栏中的“表格/选定”选项，在其子菜单中选择“表格”选项，选中整个表格，然后选择“编辑/复制”命令或者使用Ctrl+C快捷键，将选中的表格复制到剪切板中，最后切换到Excel中，选择要粘贴表格的单元格位置，在这里只要选中第1个单元格（表格左上角的单元格）即可，然后再选择“编辑/粘贴”选项，或是使用Ctrl+V快捷键，这样就完成了粘贴过程，粘贴结果如图28-2所示。

图28-2  粘贴到Excel中的表格

由复制结果可以看到，复制过程只是复制了表格中的内容，而Excel中原来单元格区域的格式、行高和列宽等并没有改变。由于在Word中复制表格时同时选中了表格边框，所以复制到Excel中的表格也带有实线边框。另外，复制时表格中的字符可能会发生变化，因此，在复制后一般都要进行单元格格式化。

要注意的是，如果在Excel中粘贴时选中的是有内容的单元格，那么复制后的表格将覆盖原来的内容。

另外也可以选中Word中的表格的一部分进行复制，其复制方法同复制整个表格完全相同。

28.1.2  将Excel中的数据、图表复制到Word中

同样，也可将Excel中的内容复制到Word中，下面就分别介绍Excel中数据、图表和工作表的复制操作。

1. 复制Excel的数据到Word中

复制前同样要先选中要复制的数据，如图28-3所示。

图28-3  Excel中的表格

选择“编辑/复制”选项，或者使用Ctrl+C快捷键，然后切换到Word中，选定需要粘贴的位置，选择“编辑/粘贴”选项或者使用Ctrl+V快捷键，就可以将Excel中的数据粘贴到Word中，如图28-4所示。

图28-4  粘贴到Word中的表格

在复制结果中可以看到，虽然在Excel中并未设置单元格区域的边框，但是，在Word中的复制结果中却出现了边框，而事实上，这些边框都是隐藏的，因此在Word中打印该表格时，打印结果中并不会出现表格。

另外，从Excel中复制到Word中的表格却保留了原来表格的行高与列宽等格式。

当然，复制到Word中的表格一般也要进行例如表格位置、文字方向、对齐方式等的格式化。

2. 在Word中复制Excel图表

正如在本书前面已经讲过的那样，Excel可以将数据转换为图表的形式，从而使其更直观、更富表现力。这个功能是其他软件所没有的，所以如果需要在Word中进行图文并茂的分析和说明，如何将Excel中的图表转换到Word中就显得很重要了。

要将Excel中绘制好的图表复制到Word中，首先要打开已经绘制好的Excel图表，并单击图表区，选择菜单栏中的“编辑/复制”选项，或者使用Ctrl+C快捷键，如图28-5所示。

图28-5  在Excel中绘制的表格

然后切换到Word中，选定需要粘贴的位置，选择“编辑/粘贴”选项或者使用Ctrl+V快捷键，就可以将Excel中的图表复制到Word中，如图28-6所示。

图28-6  复制到Word中的表格

对于复制到Word中的图表，与插入其中的图片并不相同，如果双击粘贴到Word的图表，就会发现，其中的图表标题、坐标轴、图标等信息均可以修改，与在Excel中对图表的编辑相同，如图28-7所示。

图28-7  在Word中处于编辑状态下的Excel图表

另外，可以看到，其他的工作表也被复制到了Word中，双击图表后，就可以直接选择图表底部的标签来切换工作表，并且可以对工作表进行编辑，如图28-8所示。

图28-8  对与图表相关的工作表进行编辑

这样就相当于在Word中又开了一个Excel窗口，因此用起来相当方便。