让Word XP特殊模板用出不一般的效果

大家平时可以只是使用Word直接来编辑文章了，其实，在Word中有很多非常实用的模板，大家平时注意灵活使用，能够给我们工作带来一些意想不到的高效与方便。

1、巧设默认页面大小和自动缩进

用Word XP创建的文件的默认页面是A4大小 ，而且不自动缩进。因此，我们每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，手工调整也非常麻烦。而且，在Word XP中也没有设置默认模板选项可供我们选择，不过，巧妙利用Word XP的模板功能可以轻松解决这两个问题。

(1)单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为29.7厘米；

(2)按下Ctrl+T键两次，使整个文章的每段自动缩进两格；

(3)单击“文件”→“保存”命令，并选择保存类型为文档模板文件，由于Word启动时其默认Normal.dot模板就已经启动，所以此时我们无法直接保存为Normal.dot文件。我们先把它保存为Normal1.dot文件；

(4)进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹(或C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates)，这时可以看到两个模板文件Normal.dot和Normal1.dot。删除原来的Normal.dot文件，再选中Normal1.dot文件，并按下F2键将它重新命名为Normal.dot文件，使其成为默认模板。

(5)新启动Word，这时新建的文件已经自动缩进，且页面也窄了许多，说明刚才的设置已经生效了。

2、生成稿纸文档

WPS 2000/Office中有一个非常令人自豪的稿纸方式输出功能，利用它可以很方便地输出稿纸文档。其实，Word XP能够生成稿纸文档，而且控制起来更为灵活。

(1)安装Word XP稿纸功能

默认情况下，Word XP的稿纸功能没有被安装，选择“文件”→“新建”菜单命令，并在右边窗口出现的“新建文档”窗口任务格中单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目，然后在弹出“模板”对话框，单击“报告”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目，系统会提示你插入Office XP安装光盘，就可以成功安装稿纸模板。

注：如果你使用的是Word 2000，那请在“模板”对话框，单击“其他文档”标签，然后也可以双击“稿纸向导”项目来启动。

(2)设置稿纸选项

首先要通过稿纸向导进行设置，在向导的开始窗口中直接按下“下一步”按钮继续；接下来选择稿纸大小及方向，可以在B5、A4、B4三种纸型中选择；接下来是选择稿纸网络线种类，在这里并设置字数和行数和网格方式；在选择页号位置这一步，可以自由设置显示的文字和显示位置，本例中显示位置为右下角、显示文字为“电脑应用文萃”。你也可以在这个文本中键入自己单位的名称和自己的姓名，从而使得你的稿纸方式更具个性化。最后，单击“完成”按钮即可生成一个空白的稿纸方式文件，而且Office XP会把稿纸模板文件拷贝到Word XP中，下次使用时就不需要插入Office XP光盘了。

小提示：WPS 2000/Office稿纸和 Word XP稿纸之对比：WPS 2000/Office只能选择几种固定的稿纸模式，而Word XP中可以自由设置稿纸大小及方向、选择稿纸网络线种类等信息，而且它们之间可以进行自由地组合，这样Word XP的稿纸使用起来明显较WPS 2000/Office的稿纸方式灵活。不过，WPS 2000/Office不会出现字符出格现象，但Word XP毕竟是“泊来品”，利用它制作的稿纸有时会出现汉字不对齐、不在格中的现象。

3、妙用Word转换多篇文档

有时我们需要一次转换多个文档，比如将HTML文件转为Word文件，或将Word文件转为Txt文本文件等，Word XP已经为我们准备好了工具，下面就让我们使用这个法宝吧！笔者以转换多个TXT文件到Word XP格式文件为例介绍。

(1)安装模板

　　首先将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，并在“新建文档”窗口任务格中选择“其他文档”选项卡，双击其中的“转换向导”图标，单击“确定”按钮。请注意：这个模板默认情况下Word XP中没有安装，所以此时你必须插入Office XP的安装光盘。

　　(2)开始转换

　　★此时Word XP提示我们转换，直接按“下一步”按钮继续(如图1)。

图1

　　★在出现对话框中，可以看到它既可以将其他文件格式转换为Word文档格式，也可以将Word文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选按钮，并从下列表框中选择“纯文本”，再单击“下一步”钮(如图2)。

图2

　　★在这一步要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“源文件夹”和“目标文件夹”旁边的“浏览”按钮，就可以设置存放源文件的文件夹和转换后目标文件夹。(如图3)，笔者选择源文件夹和目标文件夹均为F:\200205。

图3

　　★接下来我们选择要转换的文件，从文件列表框中双击即可把它加到转换列表中(如图4)，当然我们也可以单击“全选”按钮把这些文件全部。最后单击“下一步”按钮，并单击“完成”按钮。

图4

　　“文件转换过程”可以要等上一段时间，对话框中会显示其转换进度。转换结束后，会问我们是否还要转换其他文件。选择“否”，文件转换完成，你可以去目标文件夹中看一下了。

　　小提示：

　　★如果我们想把WPS文件转换为Word文件，或者想把Word文件转换为WPS，那WPS和Word文件都不要加密。否则会造成转换不成功，而且有可能会引起Word停止响应；

　　★要通过这种方法来实现WPS和Word文件的互换，则必须安装WPS文件转换器，否则在第3步中看不到WPS File选项，也无法转换。Word转换程序支持文件众多，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、outlook工作薄等，这个强大的功能会给我们带来很大的方便。

　　★Word XP中的模板种类很多，我们除了可以使用这些特殊的模板外，大家还可以选择“文件”菜单下“新建”命令，打开“新建文档”窗格，并选择“Microsoft.com上的模板”项目，可使用网络上的模板。