晋升办公高手 用好Word的自定义

每个人应用Word的任务不同，那么对Word的要求也就不一样。虽然Word的菜单、工具栏可以满足我们大部分的需要，不过，还是有很多功能是不能用最简单的方法实现的。幸好，Word中可以通过自定义的方法实现某些功能，可以说，用好Word中的“自定义”，就能使我们的Word应用环境成为最适合自己的。

　　一、自定义工具栏

　　Word中默认的工具栏，完成通常的任务没什么问题。但是，有些我们常用的任务却并不在工具栏上，比如公式编辑器。所以，有必要向工具栏中自行添加需要的按钮。

　　方法：点击菜单命令“工具→自定义”，打开“自定义”对话框。点击其中的“命令”选项卡，然后在“类别”列表中选择“插入”，并在其右侧的列表中选定“公式编辑器”命令，并将其拖到工具栏的任一位置，如图1所示。松开鼠标，该按钮就乖乖地呆在那里了。其他的按钮可以依照此操作进行。

图1

　　如果要清除工具栏中某些不用的按钮，只需在打开“自定义”对话框的情况下，按住“Alt”键，然后将按钮拖出工具栏，待鼠标指针右下方出现一个关闭符号时，松开鼠标就可以了。

　　二、自定义菜单

　　菜单不够用？比如工作中常用邮件合并的功能，那就干脆建一个邮件合并的菜单，将主要步骤放到菜单中。

　　方法：仍然先打开“自定义”对话框，并选中“命令”选项卡。在左侧的“类别”列表中选择“新菜单”，然后将右侧列表中的“新菜单”拖到菜单栏中的空白位置，松开鼠标，新的菜单项目就有了。

　　现在选中“新菜单”，点击对话框中“更改所选内容”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“命名”命令，并在其右侧的输入框中输入菜单名“邮件合并”，如图2所示。现在菜单就已经成为“邮件合并”菜单了，但其下方却没有任何菜单内容，还得我们为它添加。

图2

　　在“类别”列表中找到“邮件合并”，然后将其右侧的命令逐个拖到新定义菜单的下方空白位置处。方法与将命令添加到工具栏中是一样的。添加完成后，关闭对话框。那么，这个“邮件合并”菜单就能用了。

　　当然，如果不再需要此菜单，我们还可以在打开“自定义”对话框的情况下，按住“Alt”键，然后将菜单拖出菜单栏。其方法与将按钮从工具栏中删除是一样的。

三、自定义自动更正选项

　　Word中的自动更正选项是很好用的一个功能。但“革命尚未成功，同志仍需努力”。有些内容，是咱们自己才能用的，微软不可能为咱们添加的。还得自己动手DIY。

　　比如我需要在键入“wfkj”以后，就自动将其更正为“山东省寿光市学院路166号潍坊科技职业学院邮编：262700”。那么应该先点击菜单命令“工具→自动更正选项”，在打开的“自动更正”对话框中，点击“自动更正”选项卡，然后，在“替换”下方的输入框中输入“wfkj”，在右侧“替换为”下方的输入框中输入需要替换的内容“山东省寿光市学院路166号潍坊科技职业学院邮编：262700”，再点击“添加”按钮，如图3所示。确定。

图3

　　以后，只要在文档中输入“wfkj”，回车或按空格键或继续输入其他内容时，就可以自动将其更正为所需内容，很是方便。

　　将那些经常使用或者很难输入的语句、符号等都使用这种方法进行“自动更正”，那么，我们再处理文档的时候就会轻松多了。这也可以算是一个一劳永逸的办法。

　　四、自定义符号栏

　　经常要在文档中输入符号吧？每次都要点击菜单命令“插入→符号”，然后在一大堆符号中查找需要的符号吗？其实用不着那么麻烦的。我们可以利用上面的“自动更正”方法来输入符号。如果觉得记忆代码也挺罗索的话，那就用下面的方法。

　　首先点击菜单命令“插入→特殊符号”，打开“自定义符号栏”对话框。点击其中的“显示符号栏”按钮，在窗口下方显示出符号栏当前状态。然后用鼠标左键单击对话框中六类特殊符号中的任一符号将其选中，再单击下方工具栏上希望变更的按钮符号，完成符号的替换，如图4所示。我们可以将符号栏中不适合自己的符号全部替换掉。

图4

　　最后，再单击菜单命令“视图→工具栏→符号栏”，将自定义完成的符号栏显示在当前窗口就可以自如使用了。

五、自定义样式

　　使用Word中的样式可以提高工作效率，这是毫无疑问的。如果将经常使用的某些格式定义为样式，然后在工作中使用这些自定义样式，那么工作效率会更高，这也是毫无疑问的。

　　自定义样式可以分成两类，一类是字符样式，一类是段落样式。咱们分别来说。先说这字符样式。

　　点击菜单命令“格式→样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格。点击其中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。在“名称”输入框中输入新建样式的名字，然后在“样式类型”列表中选择“字符”选项。在“基准样式”列表框中选择一种比较相近的样式作为基准，然后点击下方的“格式”按钮，设置好该字符样式的各种格式。对了，别忘了选中“添加到模板”单选项，如图5所示。确定后，即可以了。

图5

　　自定义一个段落样式与自定义字符样式基本方法是一样的。只是还应该在“后续段落样式”列表框中为后续段落指定样式。

　　我们也可以利用已经排好版的文本创建段落样式。先选中已经设置了格式并排好版的文本，然后点击“新样式”按钮，在“新建样式”对话框的“名称”输入框中输入样式名称，选中“添加到模板”单选项后，确定就行了。可以看到刚创建的样式已经添加到“格式”列表中。

　　以上操作在Word 2003中通过。