Word2007新功能：一劳永逸地除去修订

您在同事发来的电子邮件中收到一篇Word文档。您可以基于它来制作所需的文档，于是您用新名称保存了它并根据您的需要进行修改。您从来没有注意到同事在原始文档中留下了批注，因为在您的副本中看不到它们。

　　现在您准备将文档传递给客户，但是您要发送给他们的是您的文档版本，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。

　　或者，您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修订功能跟踪您对自己的求职信所做的更改。现在您要将求职信发送给招聘方，招聘方看到的应该是您编辑的结果，而不是您进行编辑的思考过程。

　　在上述任一情况下，当接到Word文档的人抱怨您的文档难于阅读，到处都是删除线、下划线和侧边批注框时，您感到很震惊。例如，在您的求职信的一段中，有三个不同的地方带有删除线 - 而您这一次要强调的技能却是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。

　　这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容呢?要使 Word 的表现如您所愿，应该怎么做?

　　了解修订功能

　　您可能正在 Word 中使用修订或批注功能，而自己却没有意识到这一点。通常，在 Word 跟踪更改时，它会在边距中的批注框中显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容以及批注(或“注释”)也可以显示为内嵌。

　　有多种方法可以隐藏修订或批注 - 然而，在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注，将一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。

　　注释 隐藏修订不会从文档中删除现有的修订或批注。隐藏修订使您能够轻松查看文档，而免受删除线、下划线和批注框的干扰。

　　如何检查文档是否有修订和批注?

　　Office Word 2007 提供了一项称为“文档检查器”的功能，该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。要检查文档，请执行下列操作：

　　1、打开要检查是否有修订和批注的文档。

　　2、单击“Microsoft Office 按钮”，指向“准备”，然后单击“检查文档”。

　　3、在“文档检查器”对话框中，单击“检查”。

　　4、审阅检查结果。如果文档检查器找到了批注和修订，将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”。

　　5、单击“重新检查”或“关闭”。

　　如何除去修订和批注?

　　要除去修订和批注，您需要接受或拒绝修订，以及删除批注。方法如下：

　　1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。

　　2、确保下列每个复选框旁边都显示复选标记：

　　·批注

　　·墨迹注释

　　·插入和删除

　　·格式

　　·审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。)

　　如果某复选框旁边未出现复选标记，请单击该项以选中它。

　　3、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。

　　4、请执行下列操作之一：

　　·在“修订”组中，单击“接受”。

　　·在“修订”组中，单击“拒绝”。

　　·在“批注”组中，单击“删除”。

　　5、重复步骤 3 和 4，直到接受或拒绝了文档中的所有修订并删除了所有批注。

　　注释

　　·如果您知道要接受所有修订，则单击“接受”，然后单击“接受对文档的所有修订”。

　　·如果您知道要拒绝所有修订，则单击“拒绝”，然后单击“拒绝对文档的所有修订”。

　　·若要除去所有批注，您必须删除它们。在“批注”组中，单击“删除”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

　　这些修订和批注怎么会在那里的?

　　您可能以为已经除去了批注或修订，或者您可能从其他人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储这些项目呢?

　　您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注，以使文档更易于阅读。然而，隐藏修订并不会删除它们。它们仍保留在文档中，直到您对其进行处理。根据您的 Word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或其他人打开文档时重新出现。

　　如果您不希望其他人看到修订和批注，请在与其他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。

　　如何查找隐藏的修订和批注

　　有几种方法可以隐藏修订和批注，这可能导致您以为文档中没有这些内容。例如：

　　·“显示以供审阅”框 在“审阅”选项卡的“修订”组中，“显示以供审阅”框显示您所处的查看模式。它还提供用于查看文档的其他选项。如果您单击“最终状态”或“原始状态”，修订和批注会隐藏。若要显示它们，请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

　　·显示标记 在“审阅”选项卡的“修订”组中，您可以使用“显示标记”列表隐藏批注和修订。在“显示标记”下具有复选标记的项目会显示;没有复选标记的项目会隐藏。若要显示某个项目，例如“插入和删除”，请在“显示标记”菜单上单击它。

　　为什么 Microsoft Office Word 默认显示修订和批注

　　为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况下，Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。

　　我可以两方面兼顾吗?

　　如果您希望保留文档中的修订或批注，同时又希望共享文档而不让他人看到修订和批注，最好的解决办法就是保留文档的不同副本：一份公用副本用于分发，一份专用副本用于自己使用。在文档的公用版本中，按本文所述接受或拒绝所有修订并删除所有批注。在文档的专用版本中，可以在原地保留修订和批注。