应用的几个技巧  提Word2007表格效率

文章类别：Word | 发表日期:2008-8-29 12:45:43

编辑Word 2007文档过程中经常会遇到一些关于表格的操作，掌握一些常用的技巧，会使我们的操作事半而功倍，大大提高工作效率。

　　一、调整表格列宽

　　我们都知道可以用鼠标拖动单元格右侧的边线来调整表格列宽，但这种方法会影响右侧单元格的列宽。除此之外，我们还可以这样来调整列宽：

　　按下“Ctrl”后再用鼠标调整列边线：结果是在不改变整体表格宽度的情况下，调整当前列宽。当前列以后的其它各列，依次向后进行压缩，但表格的右边线是不变的，除非当前列以后的各列已经压缩至极限。

　　按下“Shift”后再用鼠标调整列边线：效果是当前列宽发生变化但其它各列宽度不变，表格整体宽度会因此增加或减少。

　　而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠标调整边线：效果是在不改变表格宽的情况下，调整当前列宽，并将当前列之后的所有列宽调整为相同。但如果当前列之后的其它列的列宽往表格尾部压缩到极限时，表格会向右延。二、快速添加单元格编号

　　有时我们需要为表格中的某一部分单元格添加编号。逐个添加显然很麻烦。比较好的办法是：选中要添加编号的各单元格（如果单元格不连续，可以按下“Ctrl”键进行选取），然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组“编号”按钮右侧的小三角形按钮，在弹出的列表中选择一种编号格式就可以为选中的单元格添加编号了，如图1所示。

图1

　　也许您已经从图1中看到了。新添加的编号即使我们点击“居中”按钮后也很难在单元格中水平居中。不过不要紧。选中这些单元格，点击 “段落”功能组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框。单击对话框左下角“制表位”按钮，在打开的“制表位”对话框中点击“全部清除”按钮，再将右上角“默认制表位”的数字调整为最小，确定后就可以轻松地将编号水平居中了，如图2所示。

图2

 

 

三、调整单元格内字符与边框距离

　　单元格内的字符与边框在默认情况下有一定的距离，这会增加表格的美感。但有时它会妨碍我们在单元格内放下更多的文字，尤其是单元格的高度和宽度均被固定的情况下。要想调整字符与边框的距离，只要如此这般：

　　选中要调整的单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中点击“单元格”选项卡，然后点击右下方的“选项”按钮，打开 “单元格选项”对话框。

　　先取消选择“与整张表格相同”复选项，然后用“上”、“下”、“左”、“右”四个微调按钮调整相应的数值，确定后就可以了，如图3所示。

图3

　　但如果我们要整张表格都调小这个距离的话那就简单多了。先将鼠标定位于任一单元格，然后点击功能区“表格工具”下的“布局”选项卡“对齐方式”功能组中“单元格边距”按钮，在打开的对话框中调整相应数值就可以了。

 

四、删除表格后空白页

　　如果表格占去了页面的最后一行，那么Word会自动在表格后添加一个空白页。如果感觉这个空白页碍眼的话，那么我们可以选中空白页上的段落标记，然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组的对话框启动器，打开“段落”对话框。点击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表中选择 “固定值”，并设置其后的数值为“1磅”，如图4所示。好了，现在那个空白页就看不见了。

图4

　　注意，此时表格的最下边线和页面正文的下边线之间的距离要大于1磅。

 

　五、表格数据的简单计算

　　表格中总少不了对数据的一些计算。其实一些简单的运算比如求和、求平均值等，在Word中就可以完成。

　　比如我们要对某行数据求和，那么只要点击该行数据右侧的空单元格，然后点击功能区“表格工具”下的“布局”选项卡“数据”功能组中的“公式”按钮，打开“公式”对话框。然后就可以在“公式”输入栏中看到相应的公式了。如图5所示。

图5

　　我们还可以在对话框的“粘贴函数”下拉列表中选择相应的函数并编辑公式，以满足我们的计算需要。

　　以上几个小小招式虽不太起眼，但是工作中能够加以运用的话，那一定会使我们的表格操作得心应手的。

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