在Access 2007数据表中显示列汇总

时　间:2008-3-11 8:20:06
作 者:Microsoft
摘　要:在Access 2007数据表中显示列汇总
正　文:

Microsoft Office Access 2007 提供了一种名为汇总行的新工具，简化了汇总数据列的过程。也可以使用汇总行执行其他计算，如求平均值、统计列中的项数及查找数据列中的最小值或最大值。

使用汇总行可以更快、更容易地使用一组聚合函数，这些函数可用于计算一定范围内的数据值。在早期版本的 Access 中，必须在查询中或 Visual Basic for Applications (VBA) 代码中使用这些函数。虽然您仍可以使用这些方法，但汇总行为您提供了快速使用聚合函数的方法。本文介绍了聚合函数，并说明如何在汇总行中使用这些函数。 

了解“合计”和其他聚合函数

聚合函数对数据列执行计算并返回单个结果。在需要计算单个值（如总和或平均值）时，可以使用聚合函数。在执行操作时，请记住，应对数据列使用聚合函数。这可能看起来是显而易见的，但在设计和使用数据库时，往往会专注于数据行和单个记录，例如确保用户可以在字段中输入数据、左右移动插入点以及填写下一字段等。相反，使用聚合函数可以将重点放在列中的记录组上。 

例如，假设您使用 Access 存储和跟踪销售数据。可以使用聚合函数统计一个列中的销售产品数，计算另一个列中的销售总额及计算第三个列中每个产品的平均销售额。

此表列出了 Access 在汇总行中所提供的聚合函数并对其进行了说明。请记住，虽然 Access 提供了附加的聚合函数，但必须在查询中使用它们。此外，如果使用 Access 项目（连接到 Microsoft SQL Server 数据库的 Access 前端），则可以使用更大的聚合函数组。有关这些附加函数的详细信息，请参阅 SQL Server 的联机帮助。

下节说明如何在汇总行中使用上述各函数。

使用汇总行求值的总和

如果需要快速对数据列求和或使用其他聚合函数，则可以向表、查询结果集或分割窗体（一种包含数据表的窗体）中添加汇总行。使用汇总行时，由于无需向查询中添加函数或者编写 VBA 代码，因此可为您节省许多时间。 

执行操作时，请记住下列规则：

• 汇总行所提供的函数因数据列的数据类型设置而异。例如，Access 只对设置为文本数据类型的字段提供计数函数，因为不能对文本数据进行数学运算。
• 汇总行的第一个字段包含“汇总”字样，直到选择一个函数更改它。
• 不能将汇总行添加到报表中。可以在报表中使用聚合函数，但需要使用其他方法。有关在报表中使用聚合函数和表达式的详细信息，请参阅创建分组报表或汇总报表一文。
• 可以向在数据表视图中打开的表和查询中添加汇总行。也可以向在窗体视图中打开的分割窗体中添加汇总行。
• 默认情况下，Access 禁止对汇总行执行筛选和排序操作。

以下各节说明了如何在数据表和分割窗体中使用汇总行。

添加汇总行

1. 在数据表视图中打开一个表或查询，或者在窗体视图中打开一个分割窗体。要执行此操作，请在导航窗格中右键单击表、查询或窗体，然后单击快捷菜单上的“设计视图”或“窗体视图”。