Access 2007数据库基础

时　间:2008-7-7 8:02:23
作 者:Microsoft
摘　要:数据库基础
正　文:

本文对数据库进行了简要概述：什么是数据库、为什么要使用数据库以及数据库不同部件的作用。本文介绍的术语是专门针对 Microsoft Office Access 2007 数据库的，但概念适用于所有数据库产品。 

• 什么是数据库？

• Access 数据库部件

什么是数据库？

数据库是一种用于收集和组织信息的工具。数据库可以存储有关人员、产品、订单或其他任何内容的信息。许多数据库刚开始时只是文字处理程序或电子表格中的一个列表。随着该列表逐渐变大，数据中就会开始出现一些冗余和不一致。列表形式的数据变得难以理解，而且搜索或提取部分数据以进行查看的方法也有限。一旦开始出现这些问题，最好将数据转移到由数据库管理系统 (DBMS)（如 Office Access 2007）创建的数据库中。

通过计算机处理的数据库是一个对象容器。一个数据库可以包含多个表。例如，使用三个表的库存跟踪系统并不是三个数据库，而是一个包含三个表的数据库。除非经过特别设计以使用其他源中的数据或代码，否则 Access 数据库会将自身的表与其他对象（如窗体、报表、宏和模块）一起存储在单个文件中。以 Access 2007 格式创建的数据库的文件扩展名为 .accdb，以早期 Access 格式创建的数据库的文件扩展名为 .mdb。可以使用 Access 2007 以早期文件格式（如 Access 2000 和 Access 2002-2003）创建文件。

通过使用 Access，您可以：

• 向数据库中添加新数据，例如库存中的新项
• 编辑数据库中的现有数据，例如更改某项的当前位置
• 删除信息，如果某项已售出或被丢弃
• 以不同的方式组织和查看数据
• 通过报表、电子邮件、Intranet 或 Internet 与他人共享数据

Access 数据库部件

以下部分是对典型 Access 数据库的各个部件的简短描述。要了解每个部件的详细信息，请访问本文请参阅部分中的链接。

• 表

• 窗体

• 报表

• 查询

• 宏

• 模块

表

数据库表在外观上与电子表格相似，因为二者都是以行和列存储数据。这样，通常可以很容易将电子表格导入数据库表中。将数据存储在电子表格中与存储在数据库中的主要区别在于数据的组织方式不同。

为了从数据库中获得最大的灵活性，需要将数据组织到表中，这样就不会发生冗余。例如，如果在您存储有关雇员的信息时，每位雇员的信息只需在专门设置为保存雇员数据的表中输入一次。有关产品的数据将存储在其专用表中，有关分支机构的数据将存储在另外的表中。此过程称为标准化。

表中的每一行称为一条记录。记录用来存储各条信息。每一条记录包含一个或多个字段。字段对应表中的列。例如，您可能有一个名为“雇员”的表，其中每一条记录（行）都包含有关不同雇员的信息，每一字段（列）都包含不同类型的信息（如名字、姓氏和地址等）。必须将字段指定为某一数据类型，可以是文本、日期或时间、数字或其他类型。

另一种描述记录和字段的方法是联想图书馆的旧式卡片目录。目录柜中的每张卡片都与数据库中的一条记录相对应。各卡片上的每条信息（作者、标题等等）都与数据库中的一个字段相对应。

窗体

窗体有时称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而且通常包含一些可执行各种命令的命令按钮。只需通过在表数据表中编辑数据，就可以在不使用窗体的情况下创建数据库。但是，大多数数据库用户更愿意使用窗体来查看、输入和编辑表中的数据。

窗体提供了一种简单易用的处理数据的格式，而且您还可以向窗体中添加一些功能元素，如命令按钮。您可以对按钮进行编程来确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表或者执行其他各种任务。例如，您可能有一个可用于处理客户数据的称为“客户窗体”的窗体。该客户窗体中可能包含一个可以打开一个订单窗体的按钮，您可在该订单窗体中输入客户的新订单。

使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。例如，您可以创建一个只显示特定字段且只允许执行特定操作的窗体。这有助于保护数据并确保输入的数据正确。

报表

报表可用来汇总和显示表中的数据。一个报表通常可以回答一个特定问题，例如“今年我们从每位客户那里收到了多少钱？”或者“我们的客户分布在哪些城市？”。可以为每个报表设置格式，从而以最容易阅读的方式来显示信息。

报表可在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。通常将报表的格式设置为适合打印的格式，但是报表也可以在屏幕进行查看、导出到其他程序或者以电子邮件的形式发送。

查询

查询是数据库中应用最多的部件，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定数据。您要查看的数据通常分布在多个表中，通过查询您就可以在一张数据表中查看这些数据。而且，由于您通常不需要一次看到所有的记录，因此您可以使