运用Word美化Access数据表格

Access数据库处理功能十分强大，但在打印设置功能上却不及Word，所以我们可以请出Word来美化设置和打印Access数据表格。首先，在Access打开源数据库，做完排序等数据处理后，在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。接下来根据所用Access版本不同，介绍后续不同操作。

一、Access2003表格

在“工具”菜单中，指向“Office链接”→“用Microsoft Office Word发布”(如图1)，系统将自动生成一个Word RTF格式的文件，并自动打开这个文件的Word编辑窗口。　　

二、Access2007表格

单击“外部数据”选项卡，在“导出”组中，单击“Word”(如图2)。只有在数据库打开时，才能使用“导出”命令。

在“导出向导”中，指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看Word文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图3)。不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态。设置完毕，单击“确定”按钮。

无论是哪一个Access版本，当同名的.rtf文件已经存在，会弹出是否替换已有文件的对话框，提示你单击“是”以覆盖该文件(如图4)。单击 “否”可更改目标文件的名称。现在，在Word编辑窗口，就已经是由Access数据库转换而成的表格了。这时，你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置，然后在Word中打印输出就万事大吉了。

三、注意事项

当你使用“导出向导”导出对象时，Access会在一个Word RTF格式文件(*.rtf)中创建该对象数据的副本。对于表、查询和窗体，可见字段和记录在Word文档中会显示为表格。“导出向导”始终会导出带格式的数据。这就意味着只有在对象或视图中能看到的字段和记录会连同显示格式设置一起导出。因筛选器设置而隐藏的列和记录不会被导出。对于报表，报表布局也会在导出时被保留，以试图使Word文档与报表尽可能相似。

Access数据库发布或导出为Word表格前，请检查源数据，确保其中不包含错误指示符(绿色三角形)或#Num这样的错误值。在将数据导出到Word之前，一定要先解决错误问题，否则，你会发现这样的值被替换为Null值。

如果目标Word文档存在并且是打开的，请在继续操作之前先关闭它。不能向现有的Word文档追加数据。在数据库中，如果你只想导出表、查询或窗体的一部分，请打开该对象，然后只选择需要的记录。

当你从Access导出到Word文档时，数据始终会导出到一个新Word文档中。如果你希望数据插入到一个现有的Word文档中，则必须将该数据从Access导出到一个新Word文档，然后将数据从这个新 Word 文档复制并粘贴到现有的文档中。或者，你也可以从Access表、查询、窗体或报表中直接复制行，然后将它们粘贴到现有的文档中。