在Word文档中引用Excel工作表数据

用户在使用Word2003编辑文档的过程中，往往会用到大量的数据。尤其在一些诸如技术方案、技术总结等类型的文章中，文章中的同一组数据可能要反复使用很多次。有些数据还可能来自于Excel工作表，甚至整个表格都由Excel复制而来。对于这些数据的输入工作，大多数用户会采取直接输入或复制粘贴的方法。通过这样的方法输入的数据在Word文档中是死板的数据，一旦实际数据调整变更，Word文档中的所有数据需要重新输入，为用户带来很大的工作量。如果借助Word 2003“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，用户可以非常灵活地在Word文档中引用来自Excel工作表中的数据。

方法1：当整个表格来源于Excel工作表时，首先在Excel工作表中选中需要Word文档中引用的数据区域，并执行复制操作。然后运行Word，依次单击“编辑”→“选择性粘贴”菜单命令，打开“选择性粘贴”对话框。在“形式”列表中选中“Microsoft Office Excel工作表 对象”选项，并单击“确定”按钮。通过这种方式引用的Excel数据可以使用Excel编辑数据，如图2007110705所示。

图2007110705  Microsoft Office Excel工作表对象

方法2：当Word文档中的数据来源于Excel工作表中的某个单元格时，可以首先在Excel工作表中复制该单元格，然后在Word文档中依次单击“编辑”→“选择性粘贴”菜单命令，打开“选择性粘贴”对话框。在“形式”列表中选中“无格式文本”选项，并单击“确定”按钮。这样操作可以既保持与数据源的链接，又能与Word文档格式融为一体。如果数据源有格式特别是有上下标时，可以选择“带格式文本（RTF）”选项，如图2007110706所示。

图2007110706  无格式文本

方法3：如果需要在Word文档中对同一数据进行反复引用，可以把其中一个数据作为数据源，然后通过选择性粘贴为链接的方式在其他未知对该数据进行引用。链接的方式可以选择“带格式文本（RTF）”、“HTML格式”和“无格式文本”，其中“无格式文本”可以使粘贴后内容的格式与Word文档格式保持一致；另外两种形式则保持原有格式。需要注意的是，在编辑修改数据源时不能选择全部数据后再修改，而必须把光标定位到数据源中间再输入新数据，并删除原来的数据，否则选择性粘贴的数据不能被更新，如图2007110707所示。

图2007110707  粘贴为链接