用EXCEL服务器自动统计汇总数据

年底又到了，有太多的报表工作要做，每年这时候都要加班。不过，今年有了这个好帮手EXCEL服务器，一定会让您轻松许多！原来需要做一周甚至更长时间的EXCEL报表，有EXCEL服务器帮忙，几分钟就能做完！在此把方法介绍给大家，希望能够为那些经常为报表所累的朋友提供一些帮助。

一、准备工作

首先需要下载EXCEL服务器软件，并安装。安装好以后，点击操作系统“开始”-“程序”-“Excel服务器”-“Excel服务器管理台”，使用“sa”默认用户名进入，设置自己的用户名和密码。

需要说明的一点是，这个软件既适合单机应用，更适合多人的网络应用。如果公司员工一起使用这个软件，充分利用其网络化功能，那么统计汇总工作将会更加简便，很多基础数据就不需要重新输入，直接从其它同事做的表中自动获取就行了。如果在公司范围内应用，还需要在“Excel服务器管理台”设置组织机构等内容，来实现数据权限管理和数据规范管理。

二、建立报表模版

1)登陆“Excel服务器”

打开Excel，在屏幕右上角可以看到增加了“Excel服务器”的菜单，点击“建立连接”出现以下界面，使用刚才设定好的用户名和密码登陆。

图1

2)新建报表模版

使用Excel服务器的方便之处在于，它以微软EXCEL为操作界面，非常容易掌握。

下面以《产品销货台帐》和《销售分析表》为例来说明，《产品销货台帐》是基础数据表，《销售分析表》是统计分析表，它是以销售台帐的数据为基础。

a)将平时使用的报表的空表格拷贝粘贴到新的工作簿中，点击Excel服务器的工具栏“报表设计”--“另存为模版”将空表保存为模版“产品销货台帐”。

图2

3)定义数据项

此报表需要分别定义产品销货台帐主表(表头)和明细表(表身)的数据项。选定报表中数据范围，点击右键，在下拉菜单中选择匹配的数据类型和数据规范，如下：

图3

如果系统提供的不能满足需要，可以在管理平台中设置。定义数据项的目的在于确定数据在报表中的位置，为后面建立报表间的数据关系做准备。

到此，《产品销货台帐》的模版就建立完成。

重复以上三步工作，制作《销售分析表》的模版，报表格式如下：

图4

4)定义报表间数据关系

由于《销售分析表》的数据以《产品销货台帐》中的数据为基础，为了自动获取《产品销货台帐》中的数据，需要建立两个报表间的数据关系。在EXCEL服务器软件中是通过“表间公式”这一功能实现的。定义表间公式分为四步：选择数据源，设定表间关联，设定筛选条件，制定填充方法。

在《销售分析表》的界面点击--右键——定义表间公式。根据《销售分析表》的特点，需要定义“本期销售”和“去年同期销售”两个公式，以“本期销售”为例四个步骤依次说明如下：

选择数据源：由于数据来自于《销售台帐》，因此数据源为“产品销货台帐_主表和产品销货台帐_明细”。

设定表间关联：只适用于数据源来自多张报表的情况，本报表数据取自一张报表，不需要设定此项。

设定筛选条件：《销售分析表》是分析某个时间段内的销售数据，因此需要将时间段的起止时间作为筛选条件，同时，汇总的方式是按照产品来汇总，所以将产品作为筛选条件。

指定填充方法：这一步骤是为了确定筛选出来的数据的填充位置

定义好的公式界面如下：

图5

到此，《销售分析表》模版中“本期销售”的公式就完成了。去年同期数据的公式方法相同，只是筛选条件中的时间条件改为“去年同期起始日期”“去年同期终止日期”。

三、填写基础数据

点击Excel服务器的菜单“报表管理”——“报表填报”，打开《产品销货台帐》，将销货台帐的数据录入或由已有的数据拷贝粘贴过去。如下图：

图6

点击“报表管理”——“保存”，数据被存入数据库中。

四、自动统计汇总

点击Excel服务器的菜单“报表管理”——“报表填报”，打开《销售分析表》。填写表头信息，即统计的起始和终止日期。

点击右键——“应用公式”看到如下界面：

图7

选择需要应用的公式，点确定。系统就会立刻筛选出符合条件的数据，并自动填充在《销售分析报表》的相应位置中。

通过表间公式，能够快速准确的获取来自网络间多个用户、多个报表的数据，大大提高了制作统计报表的速度和准确性。

五、应用体会及其它功能

利用Excel服务器虽然在制作模版和定义公式时需要一些时间，但如果需要填报的统计报表数量多、频率高，以后每次做报表时就会大大节省时间。同时，它的其它功能也非常实用，如：

数据查询：在数据查询界面可以对以往报表采用多条件、灵活组合的查询

报表查阅：根据权限将自己填报的报表报送给有权限查阅的人，如果公司员工一起使用这个软件，以后就不用打印出报表来传递数据了。同时上司察看数据时也不需要到处找报表，在查阅界面可以方便的按部门、报表名称、时间等分类查阅。

数据规范：通过数据规范可以统一录入的数据，例如客户名称的统一，这样便于进一步做统计分析；同时通过这个功能还能够简化录入工作，用下拉选择功能代替逐个输入，大大提高了数据录入的速度。