图2
3) 等所有的数据输入完毕后,您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键,选择“取消成组工作表”命令,这时您就会惊奇地发现,刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样,方便吧!
【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的,因此,无论其他同组工作表中当前单元格是多少,都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说,就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后,其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1”
2. 一个单元格内输入多行数据
【问 题】 有的时候,我们需要录入的内容很长,希望能够在同一个单元格内多行录入,可Excel的单元格不同于Word,既没有换行的命令,也不能直接用回车键换行,这又该怎么办呢?
【小 飞】 呵呵,其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的,只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。
【方 法】
1) 首先选中一个单元格,开始输入文字
2) 当输入到需要换行的位置时,按动Alt + Enter(回车)键,此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了,然后继续录入剩下的文字就可以了,呵呵,就这么简单。如图3所示就是最终效果图
图3
3. 财务报表不马虎,轻松实现语音校对
【问 题】 Excel作为一款强大的电子表格软件,自然特别受到财务人员的青睐了,好多财务报表其实就是Excel制成的。但百密总有一疏,谁也不敢保证自己在录入庞大的数据报表时不会出现一点错误,要是自己录入时身边能有个助手帮着自己进行校验,那该有多好呀,可这样的“美事”又怎么可能呢?
【小 飞】 其实,Excel还真就给大家提供了这样一位好“助手”,那就是它的语音校对功能,启动以后,您既可以选择在报表输入完成时一次性朗读校对,也可以让Excel在您每输入完一个单元格后就朗读出来,非常实用。相信用过之后您就一定会喜欢它的
【方 法】
1) 点击“工具”菜单→“语音→显示‘文本到语音’工具栏”命令,调出语音工具栏
2) 如图4所示就是该工具栏上各个按钮的说明
图4
3) 使用时,只需将要校对的区域用鼠标选中,然后再点击相应的功能按钮就可以了。值得称赞的是,Excel的这个朗读功能智能化程度很高,比如它在朗读的过程中如果遇到了标点符号,会自动停顿一下,使得我们听上去更加自然。
【小提示】 有些朋友在第一次使用语音朗读功能时,会发现Excel读出的全都是英文,这又是怎么回事呢?原来这是windows xp的默认语音引擎捣的鬼。要解决它也很简单,只要点击“开始”菜单→“设置→控制面板”菜单项,然后再双击其中的“语音”图标,将“语音选择”中默认的“Microsoft Sam”引擎改为“Microsoft Simplified Chinese”就可以了。如图5所示
图5
4. 长报表如何固定表头显示
【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题,这些表格一般都拥有几十、上百条记录,显示时一屏肯定放不完,这时就出现了一个问题,当我们将报表向下拖动时,就无法再看到表格的标题栏了,如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了,根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示
图6
【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难,Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能,可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方,这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。
【方 法】
1) 点击“窗口”菜单→“拆分”命令,Excel的画面会被两个分割线分成四部分。如图7所示
图7
2) 用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧,再将纵向分割线拖动到A列的左侧(意思就是不进行纵向分割,如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作)
3) 点击“窗口”菜单→“冻结窗格”命令,将分割好的窗口冻结起来,这时再试着翻动一下页面吧,是不是再也不会看不到报表的标题栏了。如图8所示就是最终的效果图
图8
5. 快速转换Excel的行和列
【问 题】 互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况,如果使用手工转换,不仅速度慢,还特别容易出错,像这种情况Excel有好的解决办法吗?
【小 飞】 对于行列转换来说,Excel的确也给我们提供了一个简单的方法,而且用的就是平时常用的粘贴命令,只不过这次是“选择性粘贴”
【方 法】
1) 首先选中要进行行列转换的表格,执行右键→“复制”命令。如图9所示
图9
2) 然后将光标定位于新表格所在的区域,再次点击右键,执行“选择性粘贴”命令,然后在弹出的如图10所示窗口中勾选上“转置”复选框,点击确定就可以了。
图10
3) 如图11所示就是转换完成的表格,看看是不是和自己想要的一模一样呢?
图11
6. 不用格式刷,照样快速复制单元格格式
【问 题】 说起快速复制单元格的格式,大家一定都会想到使用格式刷命令,但要按小飞的说法,这个格式刷只是在对不相邻单元格进行复制时效率较高,而如果要复制格式的单元格正好和原单元格挨着时,用起来反而会不方便了
【小 飞】 对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式,最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充
【方 法】
1) 大家请先看一下如图12这张图表,我们的目的是想将A列的单元格颜色、字体、字号以及表格线等诸多格式都复制到其他列上,如果去使用格式刷就显得不那么方便了。
图12
2) 首先将A列中所有带格式的单元格选中
3) 然后再将A列的单元格填充柄(就是选中后出现在最后一个单元格右下角的小黑方块)右键拖动到F列处
4) 在弹出的如图13所示菜单中执行“仅填充格式”命令即可。
图13
5) 如图14所示就是最终的效果图。
图14
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