高手支招 Excel 2003 的另类技巧

软件总是在不停地更新换代，供应商们总是希望大家在他们发布新版本时都立即进行升级，但这么做并不是必要的，毕竟，这些程序已经陪伴了我们多年，占据了日常生活的一席之地。那么如何充分挖掘这些软件的潜力呢？我们组织了一系列鲜为人知的技巧，遵照这些小技巧，你日常使用的应用程序，例如Office、IE、Firefox等，都能够发挥更大的作用、变得更为迅速强大，且更简单易用。这些技巧中所述的操作都是免费或者花费低廉的，但它们却能够在你的日常工作中发挥作用。

　　从跨国公司到个人办公，大家都会使用世界上最广泛使用的工作表程序来管理事务。但很糟糕的是，Excel 2003很多很好的工具都有些难以发掘，还有一些很实用的特性是要求第三方的插件的。以下的小建议以及一些下载能够让你的工作表迸发出最大的能量，你也能够让这个程序按照你想要的方式来工作。

　　闪电般地输入数据

　　当你可以使用填充柄一步就完成数据输入时，为什么还要浪费时间在Excel中输入一连串的数据呢？这个程序能够为你自动生成所有类型的数字和文本序列，它甚至还能够在你创建自定义序列的时候就为你将它们计算出来。例如，在一个单元格中输入一月并选中它，接着将你的鼠标指针移动到单元格右下角的填充柄上。接着，将填充柄向下拖动，或者是向右拖动来填充“二月”、“三月”等等。或者你也可以输入其它的序列，例如在相邻的单元格中输入5、10，（你至少需要输入两个数值才能够看到之后的效果），选中单元格，接着使用填充柄让Excel自动填充入“15”、“20”、“25”……一直到你所选择的最后。如果你想要Excel拷贝下这个序列，你只需要在你拖动的时候按下Ctrl键。

利用填充柄快速填充内容

　　扩展你的命名域

　　Excel允许你定义命名的域，这样你的方程式就能够更具描述性，例如，你可以使用“=SUM (Bonus)”来替换“=SUM(C2:C25)”。尽管Excel的命名域通常都是静态的单元域，例如“C2:C25”，但你也可以在添加新数据的时候创建一个动态的命名域。要将一个域更名并让其变成动态，请注意工作簿的名称，以及第一个数据单元所在的地址，它需要不是一个列标题，例如“$C$2”。点击“插入>名称>定义”，在“在当前工作簿的名称”中输入工作簿名。在“引用位置”中，输入“=OFFSET(Bonus!$C $2,0,0,COUNTA(Bonus!$C:$C))”，并注意其中不能有空格，接着按下回车键来创建命名域。这个方程式就能够定义你的命名域，计算列中的数值，并能够按单元格的数字延伸这个域。

　　命名日期

　　如果有人发送给你一份工作簿，日期是mm/dd/yyyy的格式，你只需要通过几次的鼠标点击就能够添加这些日期所指向的日子。你只需要选中日期，右键点击它，选择“格式化单元格”，在左边“类别”列表中选择日期，在右边则选择好星期和年月日，接着点击“确定”之后即可。要用自定义的样式创建日期，则在“类别”中选择“自定义”，接着在右边选择你喜欢的格式。例如，你可以选择“dd-mm-yy”这样的格式，就能够让Excel将“10/23/2006”变为“23-Oct-06”。

　　寻找目标值

　　你的老板是否会问你这样的问题，“我们要怎样才能降低劳动成本，让它不到我们总开销的20％？”无须再头痛了，让Excel用“单变量求解”的特性来为你完成这的重担。打开相关的工作簿，选择包含了劳动成本的数值，接着选择“工具>单变量求解”，在“目标值”中进行输入，接着在“可变单元格”输入你想要更改的单元格地址，在这一例中，劳动成本单元格即是。按下回车键，如果有可行的方案，单变量求解就会显示出结果。如果没有的话，它会告诉你没有办法解决。

用Excel来做PowerPoint的工作

　　你并不需要在每次幻灯片制作时都使用PowerPoint。Excel视图中的功能也能够有效地为你完成。如果一个部门开支之类工作簿，你只需要选中单元格后选择“视图>显示比例”。在对话框中，选择“恰好容纳选定区域”并点击“确定”。要保存这个视图，则选择“视图>自定义视图”，点击“添加”按钮，为这个视图命名后按下回车键。要再次显示这个视图，只需要选择“视图>自定义视图”，在列表中选择相应的视图，接着点击 “显示”按钮即可。

　　显示比例设置

　　共享PivotTable而不是数据

　　企业或多或少都会使用Excel来汇总他们的重要数据。但PivotTable经常都会包含一些敏感数据，因此你在共享它们时总是需要非常小心谨慎。一个简单的方法就是将你的PivotTable从它之下的数据中独立出来。要完成这样的操作，你可以右键点击屏幕底部PivotTable的工作簿选项卡，接着选择“移动”或“复制”。在其中选择新建工作簿后，Excel就会把工作表移动到新的工作簿中。接着给这个新的工作簿命名一个不同于之前文件的名称后保存它。现在你就可以将这个工作簿分发出去，而不会暴露源数据。

　　真正地隐藏工作表

　　很多数据是很敏感而不能共享的。例如，一个工作簿可能会在工作表中计算出部门总销售佣金让每个人都能够查看，但它也可能会在其它的工作表中列出每位销售人员的佣金率，而则就是必须保留的隐私数据。要隐藏工作表，你可以点击工作表的选项卡，接着选择“格式>工作表>隐藏”，而这是一个大家都知道的做法，任何人都可以很简单地通过格式>工作表>取消隐藏”来进行撤销。要有效地隐藏一个工作表，请选择“工具>宏> Visual Basic编辑器”。在左上方“工程”窗格中，点击你想要隐藏的工作表名称。在下面的“属性”窗格中，选择“Visible”属性标签，点击右边的下拉箭头，选择“2- xlSheetVeryHidden”。这样一来，这个工作表就显示不了“取消隐藏”的对话框了。如果之后你要显示这个工作表，可以将属性改成“-1- xlSheetVisible”或“0- xlSheetHidden”即可。