让Excel 2007更聪明

文章类别：Excel | 发表日期:2008-8-29 13:56:14

我们都有这样的经验，当一大堆的表格、资料在翻看之后，往往会出现“后来居上”的现象，底页翻到了最上面，而封页却压在了底下。这可是个尴尬事，往往需要重新再整理一遍，将顺序逆回来。有没有更简单的办法，避免这种额外工作呢？

    part1 轻松倒转数据

    【情景】

    好不容易将一套调查数据录入EXCEL表格，却遇到了一个新问题：数据要求按照表格顺序排列，以便于以后校对；但是调查表格在录入过程中却上下颠倒，翻了个身。难道只有重新翻转一遍吗？

    【解决方案】

    其实换个思路，将表格中的数据颠倒过来，岂不是更方便。

    本文以EXCEL 2007为例说明。首先在EXCEL表格中，右键单击首列标签并选择“插入”，增加一列。

    然后在首行输入1，用右键单击该单元格右下角出现十字形，开始往下拖曳到末行，释放鼠标并选择“填充序列”。此时可以看到原来的表格中增加了一列序号。（图1）

图1

    选中整个数据内容，然后在菜单“数据”项中，单击“排序和筛选”组中的“排序”。

    在弹出的窗口中，选择主要关键词为序号所在列，本文为“列A”。次序为“降序”。如果数据中包括标题，则应勾上此选项。（图2）

图2

    确定之后，我们就可以看到，原来的数据都已经反过来排列了，与现在的调查表格符合。此刻，剩下要做的就是选中序号所在列，右键单击“删除”。

    怎么样，比重新翻转一遍调查表格方便多了吧？

 

part2 逆向打印，避免重新整理

    【情景】

    有一大堆资料需要打印并装订。传统的方法，由于顺序打印的缘故，前面的页面先出来而垫在了底下，后面的页面却压在上面。因此在打印完之后，免不了的一项工序就是重新翻转整理打印页。有没有办法一步到位呢？

    【解决方案】

    其实，绝大多数打印机都提供了逆向打印的功能。

    使用“CTRL+P”激活打印功能，在弹出的打印设置对话框中，选中

打印机并单击“属性”。我们这里以HP 6L为例说明，不同打印机设置布局可能有所不同。

    在“布局”项中，将页序改为“从后到前”。确定，打印。再看打印机吐出来的内容，果然颠倒了顺序。而我们拿到的打印资料，已经排列妥当，可以直接装订了，如图3。

图3

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