千招百式 让Excel用得更好(4)

文章类别：Excel | 发表日期:2008-8-29 13:19:04

14. 一步清除工作表批注

　　【问 题】 由于Excel本身就是一款具有办公自动化功能的软件，有时在一篇Excel工作表中，会有很多人在上面加入各种各样的批注，这些批注在文档的修订阶段很有用，但当准备打印最终稿时，它们就显得有些多余了，必须全部删除，可问题是即使将它另存为一个新文档，里面的批注也会自动跟随过去，而如果使用右键一个一个去删又显得很麻烦，Excel有没有什么更快的方法呀

　　【小 飞】 呵呵，这个问题其实很简单，下面小飞就教大家一个简单方法，一步清除工作表中的所有批注

　　【方 法】

　　1) 打开一份待处理工作表，我们会发现里面已经有很多加好的批注了。如图34所示

　　
　　图34

　　2) 这时，我们按动Ctrl + A键 全选当前工作表

　　3) 然后执行“编辑”菜单→“清除→批注”命令就可以了。如图35所示

　　

　　图35

15. 轻松输入前面带0的数字

　　【问 题】 有时我们在进行数据录入工作时会经常需要临时输入一些前面带0的数字，邮政编码就是一个很明显的例子，常规的方法一般都是将该列或该单元格先设置为“文本”或“特殊格式”（在特殊格式中有包括邮政编码这样的特例），然后再重新录入。不过如果这样的数据量较少，但每隔不长时间就遇到一个的话，上述的操作难免就会给工作效率带来很大的影响了，不知道Excel对此有没有什么好的解决办法呢？

　　【小 飞】 其实对于这类问题Excel也没有直接的解决方案，不过我们还是可以通过一个小技巧来变相地解决它。那就是使用文本快捷输入方式

　　【方 法】

　　1) 首先将光标定位于要输入文本的单元格

　　2) 每次在带0数字的输入前首先插入一个逗号符（英文逗号），然后再继续输入相应的数字就行了。比如唐山的邮编“ 063000 ”就可以写上“ ’063000 ”

　　3) 此时您就会发现在Excel中已经可以正常地显示这个带0数字了。如图36所示就是三种不同输入状态的对比图

　　

　　图36

　　【小提示】 使用此技巧输入的数字将自动转换为文本格式，如果您对该数字有计算要求，请慎用

16. 输入法也能自动切换

　　【问 题】 说到了数据输入，其实大家在Excel的表格输入中还有一个常见的问题，那就是经常需要在特定的单元格中输入汉字，而在其他单元格中输入字母。每次手工打开、关闭输入法显得很麻烦，其实像好多专业的财务软件上（比如“财智家庭理财”）上都提供了输入法的自动开关功能，只要我们将光标定位在需要输入汉字的区域上时，预设的中文输入法便会自动打开，而当我们将光标移到其他区域时，输入法又会自动关闭，很方便。不知Excel能不能实现这样的功能。

　　【小 飞】 其实，Excel也提供了这项技巧，只不过由于没有做过太多的宣传，我们平时又很少用Excel开发专门的财务软件，自然知道的朋友也就比较少了。不过，对于那些喜欢使用Excel为自己制作日常工作表的朋友来说，下面提到的也算是一个很实用的技巧了

　　【方 法】

　　1) 像如图37所示那样首先选中需要设置输入法状态的单元格

　　

　　图37

　　2) 点击“数据”菜单→“有效性→输入法模式”标签

　　3) 然后将其中的输入法状态设为“打开”后确定即可。如图38所示

　　

　　图38

17. 不同的数据，不同的颜色

　　【问 题】 在一些业绩统计表中，我们会看到不同销售人员的工作业绩相差很大，如果统计表是上报给公司管理层的，那么他们最希望看到的就是一个画面简洁，一目了然的表格，除了使用图表以外，要是能将不同等级的数据显示为不同的颜色就太好了

　　【小 飞】 其实这个想法实现起来也并不难，借助Excel的“条件格式”就能轻松解决这个难题

　　【方 法】

　　1) 打开一篇需要标注的文档。如图39所示

　　

　　图39

　　2) 用鼠标将需要标注的员工业绩单元格全部选中，然后执行“格式”菜单→“条件格式”命令

　　3) 假设我们打算将图表中所有达成率低于100%的单元格用红底黄字显示出来，将所有达成率大于100%的单元格用蓝底白字显示出来，而达成率等于100%的单元格保持白底黑字状态。那么在弹出的条件格式设置窗口第一项中就可以输入单元格数值小于“100%”这个条件，同时点击“格式”按钮，在里面设置好红底黄字颜色。再点击“添加”按钮继续设置下一条大于100%的条件格式，颜色设为蓝底白字。如图40所示

　　

　　图40

　　4) 当条件设定完毕点击了确定按钮以后，工作表马上会出现明显的变化（如图41所示），只不过由于这次小飞想给大家展示一下颜色的效果，所以画面艳了一点儿，大家平时使用时可不要这样做呀！

　　

　　图41

18. 轻松完成特殊数据排序

　　【问 题】 日常工作遇到的问题就是多，比如今天领导就让我把车队的排班表整理一下，可正当我想按照用车部门为单位对表格排序时，在这个看似简单的操作上却出现了问题。如图42所示

　　

　　图42

　　【小 飞】 呵呵，这个问题果然很有代表性，其实与我们平时想象的不同，计算机一般默认时只能识别最常见的数字序列，就拿文中的“用车部门”举例吧，咱们认为部门一、部门二、部门三就是一个标准的数列，可计算机它看不懂，由于没有内置这套序列，所以它根本就搞不明白这几个部门之间到底谁排先谁排后。所以要解决这个问题其实也很简单，只要我们告诉计算机它们的先后顺序就可以了

　　【方 法】

　　1) 执行“工具”菜单→“选项”命令打开选项设置窗，再点击“自定义序列”标签进入它的设置区域。如图43所示

　　

　　图43

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