千招百式 让Excel用得更好(5)

文章类别：Excel | 发表日期:2008-8-29 13:19:05

　2) 从图中大家可以看到，其实Excel能够自动排列的就是左窗格中的那些序列，里面并没有我们打算排序的“部门一、部门二”什么的，所以计算机自然也就无法对其正确排列了。那么要想让Excel认识我们的序列，只要在图中“输入序列”区域中将序列组输入进去即可（“部门一,部门二,部门三,部门四,部门五”），然后再点击“添加”按钮将其加入到Excel的序列库中就可以了（注意，部门与部门之间须用英文逗号分隔方可生效）。如图44所示就是我们刚刚输入的新序列

　　

　　图44

　　3) 不过，输入好新序列还不算完，我们还需要在排序窗口中进行一些简单的调整。在进入正常的排序窗口以后，点击“选项”按钮，然后在Excel弹出的选项窗口中就可以选择到我们新输入的部门序列组了。检查其他设置无误后，点击“确定”按钮即可正确对表格进行排序了。如图45所示

　　

　　图45

　　4) 最后的正确排序效果就是如图46所示的那样，怎么样，看明白了吗？

　　

　　图46

19. 财务人员不用愁，Excel为您自动添加货币符号

　　【问 题】 对于财务工作人员来讲，日常的工作就是和各种货币打交道，同时也要经常将货币单位录入到工作表之中，如果涉及到的只是本国的一个币种，那么还容易一些，如果公司有涉外业务，需要在自己的报表中反映其他国家的货币单位时，只用以前插入符号的方法来录入就显得太浪费时间了

　　【小 飞】 对于这个问题，小飞这里就有一个简单的方法，可以预先对某一列或几个单元格进行格式预设，当财务人员在这些单元格中录入数字时，Excel会自动为它们加上相应的货币符号，大大降低财务人员的工作强度

　　【方 法】

　　1) 首先将需要预设货币格式的单元格全部选中

　　2) 然后执行“格式”菜单→“单元格”命令，随即Excel便会弹出一个“单元格格式”的设置窗口

　　3) 这里我们以设置美元符号为例。在单元格格式中的“分类”栏选中“会计专用”类，然后再从右侧的货币符号下拉菜单中选中美元符号“$”后点击确定按钮。如图47所示

　　

　　图47

　　4) 按照这个方法在其他单元格中预设好别国货币符号，此时如果再直接将数字输入到这些单元格内时，Excel就可以直接为它们添加好相应的货币符号了。如图48所示就是最终的效果图

　　

　　图48

　　【小提示】 其实大家可以看到在图47里还有一个“货币”类目，它与我们使用的“会计专用”目又有什么不同呢？原来最大的区别就是在格式方面，“会计专用”格式会自动将所有的货币单位放到最前，并且自动将数字以小数点为中心对齐，使得最后打出的文档特别工整。而相对来说，“货币”类目就没有这样的效果了

　20. 两个函数，巧除公式错误提示

　　【问 题】 经常使用Excel编制交互式工作表的朋友一定对“ #DIV/0! ”这个错误结果不会陌生吧，由于好多公式在未输入原始数据时会将结果自动显示为“0”，而如果这时再有一些公式引用了这些带0的单元格，并会产生一个除0运算，才会显示出上面这个错误提示了。如果这个表只是自己使用，倒也没什么，但如果工作表是要交给别人用的话，这样满篇的错误提示就显得非常有碍观瞻了，怎么去掉它呢？

　　【小 飞】 其实，Excel并没有直接提供给我们一个专门去除错误提示的功能，仅有的一个就是在“工具”菜单的“选项”中的设置，它可以将值为“0”的单元格隐藏掉，但它对这些错误提示却不起任何作用。不过，小飞在这里告诉大家，其实我们是可以使用两个Excel的功能函数来变相解决这个问题的，它们就是 —— ISERROR和IF函数

　　【方 法】

　　1) ISERROR函数的主要作用其实就是判断一个单元格是否是错误提示，语法是ISERROR( 单元格 )，如果一个单元格出错，那么ISERROR的返回结果将是TRUE，否则就是FALSE。当然，单独使用这个函数还仍然无法达到我们隐藏错误提示的目的，下面就要给大家介绍完成这项任务的另一员大将 —— IF函数

　　2) IF函数的主要作用也很简单，它可以根据条件来返回不同的数值，语法是IF(条件 , 当条件为真时的值 , 当条件为假时的值)，比如我们将公式设为IF(A1>0 , “通过” , “拦截”)，那么在工作时Excel会自动判断A1单元格的值，如果它大于0，那么当前单元格便会显示出“通过”两字，反之如果A1单元格的值小于或等于0，那么当前单元格便会显示出“拦截”两个字。这样，通过将IF和ISERROR两个函数配合使用，就可以先让ISERROR判断目标单元格是否显示错误，如果是，那么ISERROR就返回一个真值给IF，而IF函数再根据这个真值在当前单元格显示一个空白（比如“”）来盖住原来的出错提示，而如果目标单元格的值不是错误，那么直接显示原来的公式就可以了。具体步骤如下

　　3) 从图49中大家可以看到，这就是一个明显的出错表格，由于表格中的数据还未输入，所以就导致了“单店销售毛利”公式中出现了除0错误

　　

　　图49

　　4) 在解决这个问题就应该对所有出错的表格公式进行改造，比如结合上面讲到的两个函数，我以D2单元格公式为例，将其更改为“=IF(ISERROR(B2/C2),"",B2/C2)”，这样，当我们未输入数据时，ISERROR函数便会返回给IF函数一个真值，而IF函数便会据此显示出一个“”（注：空白）覆盖掉了原出错提示，否则整个函数将仍旧会显示原公式“B2/C2”的值。如图50所示就是最终的效果图，怎么样？好看多了吧

　　

　　图50

　21. 公式审核，轻松显示数据的“来龙去脉”

　　【问 题】 由于公式一般都包含有函数运算，因此相对于其他Excel操作来讲，算是一个较为深奥的操作了，而一个大的Excel表格中，各种公式之间也会来回地调用，其实上图就是一个简单的例子。但如此大规模的公式调用在调试时也会给我们带来很多的麻烦，经常会使我们因为没有记清公式的来源而导致错误的操作

　　【小 飞】 其实对于大家的苦衷，Excel的开发人员也想了很多的方法解决，还记得前面咱们提到的公式监视窗口吗？那就是其实的一例，今天小飞再带大家去看看另一个公式调试的辅助工具 —— 公式审核

　　【方 法】

　　1) 首先还是打开一份包含有公式的工作表（为了方便起见，笔者仍然使用了上文的销售毛利统计表格，且特意将一个单元格的出错隐藏功能取消）。如图51所示

　　

　　图51

　　2) 点击“视图”菜单→“工具栏→公式审核”项，调出公式审核工具栏。如图52所示

　　

　　图52

　　3) 从图中大家可以看到这个工具栏的功能还是相当强大的，那它在工作时又会是个什么样子呢？下面，我们就分别把光标定位于图51 D2和D6两个单元格上，然后点击公式审核工具栏中的“标识引用单元格路径”按钮，马上两条醒目的箭头就将这两个单元格的引用路径标识了出来。随后，我们再点击一下公式审核工具栏中的“标识工具表中错误公式的路径”按钮，它便又自动将表中D3单元格（即显示“ #DIV/0! ”提示的那个单元格）的引用路径标识了出来，非常直观，也很方便。如图53所示

　　

　　图53

　　4) 而等我们将所有的公式都检查无误以后，就可以点击“移除所有单元格路径标识”按钮来清除表中所有的路径标识了。怎么样？有了公式审核的帮助，是不是调试公式也是一件简单事儿了？

　　22. 让Excel真正实现“自动编号”

　　【问 题】 说起自动编号，好多朋友可能不以为然，这有什么好说的，不就是先输入一两个原始数据，再用鼠标拖动填充柄向下拉伸就行了么。其实，这的确是大家常用的方法，但小飞仍然感觉效率不高，今天小飞要教大家一个更简单的方法，可以让Excel编号更加“自动”

　　【小 飞】 其实，每次我们在编制文档时，未必都是先将编号写上，好多的时候都是先有了内容，才准备对内容进行编号的，如果您遇到的正是这种情况，那么拖动填充柄就不再是最快捷的方法了。下面看看小飞如何操作吧

　　【方 法】

　　1) 如图54所示，我们现在已经有了一个内容完备的表格，只不过由于清单很大，如果使用拖动填充柄的方法填写编号时，经常会出现鼠标难以把控最后一条记录的问题而影响整个操作的效率

　　

　　图54

　　2) 对此我们应该首先在“编号”列中输入前两个编号（注意，此编号必须是序号的开始，而且应该能够代表序号向下排列的规律），例如“1，2”

　　3) 然后，再选中包含这两个序号的单元格，并双击它们的填充柄（注意，此次是双击），过后，您自己再看看吧，是不是所有的序号都已经自动编好了，而且最后一个序号肯定排列在有内容的最后一条记录前面。如图55所示

　　

　　图55

　　【小提示】 使用此法时须注意两点，一是编号列的右列必须有数据，二是编号会根据右列有无数据来判断是否停止编号，所以要求紧挨着编号列的数据列中没有中断的记录方可

23. 一步设置，单元格自动处理超长内容

　　【问 题】 记得在文章的刚开始，小飞向大家介绍了一个按住Alt键手工在单元格内分行录入的一个小技巧，想必大家都还有印象吧，但用过一段时间后，好多朋友不免有了这样的问题，虽说这个技巧在一定程度上提供了在单元格内输入超长内容的方式，但每次都要手动操作也很麻烦，Excel能不能实现超长内容的自动换行呀？

　　【小 飞】 呵呵，这个问题问得好，对于超长内容的录入，可以算是一个大家经常会遇到的问题了。小飞下面就教给大家两则让Excel自动处理单元格内超长内容的小技巧

　　【方 法】

　　技巧一. 实现超长内容的自动换行

　　1) 首先还是先将需要设置格式的单元格全部选中

　　2) 然后执行“格式”菜单→ “单元格”命令调出单元格设置窗口

　　3) 点击“对齐”标签，勾选其中的“自动换行”复选框后点击“确定”按钮即可。如图56所示

　　

　　图56

　　4) 此时，大家如果在刚刚设置格式的单元格中输入了超长文本，看看是不是Excel已经自动将它们分行了呢？

　　技巧二. 实现超长内容的自动缩放

　　1) 同样也是要将需要设置格式的单元格选中

　　2) 执行“格式”菜单“单元格”命令，并在弹出的窗口中点击“对齐”标签

　　3) 勾选其中的“缩小字体填充”复选框后点击“确定”按钮即可

　　如图57所示就是两个方法的效果对比图

　　

　　图57

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