千招百式 让Excel用得更好(6)

文章类别：Excel | 发表日期:2008-8-29 13:19:06

24. 数字变金额，快速提高财务人员工作效率

　　【问 题】 前面我们说过了好几则针对于财务人员的小技巧了，其实将数字快速变成中文大写格式也是财务人员们平时经常遇到的问题

　　【小 飞】 对于现在的Excel 2003，数字与大写金额之间的转换已经显得很方便了，不必再像早期版本那样还得自行添加转换函数来实现了。下面就跟随小飞一起来看看如何操作吧

　　【方 法】

　　1) 首先用鼠标选中所有需要转换的单元格（不连续单元格可以按住Ctrl键选择）

　　2) 然后执行“格式”菜单→“单元格”命令，将“数字”标签的“分类”类目选择到“特殊→中文大写数字”后确定即可。如图58所示

　　

　　图58

　　3) 随后原工作表的选中单元格便自动将数字转换成了中文大写样子，如图59所示。怎么样，这样的效果还满意吗？

　　

　　图59

25. 单元格也能“写保护”

　　【问 题】 不知大家用没有用过Excel自带的一些表格模板，想必用过的朋友一定会对它记忆犹新吧，为什么呢？原来好多系统模板由于都是成品文档，所以基本上表格里都做过特殊的设置，当我们把光标定位在一个不允许输入数据的区域内时，是无论如何也无法在里面输入数据的，这是怎么做到的呢？咱们还是来听一听小飞的看法吧

　　【小 飞】 其实，对于模板里使用的这些技巧，小飞我给它们起了一个更加形象化的名字，叫做单元格“写保护”。大家可不要以为这是个很复杂的技术，其实简单的很，下面咱们就一起来试一试

　　【方 法】

　　1) 一般对于一个表格，标题的内容是不允许被修改，那么我们就开始将下面这个表格的标题区保护起来，但在选择时请大家注意，不要选择标题区，而应该用鼠标将用户编辑区选中。如图60所示

　　

　　图60

　　2) 点击“格式”菜单→“单元格→保护”标签，将窗口中的“锁定”复选框取消，点击“确定”按钮。如图61所示

　　

　　图61

　　3) 然后再执行“工具”菜单→“保护→保护工作表”命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。如图62所示

　　

　　图62

　　4) 好了，现在大家再试试往标题栏里输入数据还行不行？是不是开始报错了？呵呵

　　【小提示】 如果文档的作者感觉表格的标题区有错误需要修正时，只要再执行一遍“工具”菜单→“保护→撤销工作表保护”命令，同时输入当时设置的保护密码就可以了。不过别忘了，修改完成后还要记着再使用上面的方法将工作表重新保护起来呀！

　26. 新建工作表也能格式化

　　【问 题】 写了这么多技巧了，不知大家注意到没有，小飞我所使用的Excel每次新建文档时默认的字体都比较小，而且数字的样式也和大多数朋友不一样，这是怎么做到的呢？

　　【小 飞】 其实，Excel不仅支持对输入的文字、数字进行后期格式设置，而且还可以提前对新文档的格式进行预设，方法同样非常简单

　　【方 法】

　　1) 执行“工具”菜单→“选项”命令，在弹出的设置窗口中点击“常规”标签。如图63所示

　　

　　图63

　　2) 从图中我们可以看到，其实这里可以对Excel的很多内容进行预设，而字体和字号只是其中一个很简单的设置，如果您有兴趣，还可以自己对新建Excel文件的默认保存位置以及默认的工作表数目进行一些调整，使它更适合自己的工作情况，最后点击“确定”按钮使整个设置生效

　　27. 常用表格自动启动

　　【问 题】 对于好多读者朋友来说，Excel已经成为了他们每天必用的一个软件了，大量的工作需要在一些已经定制好的Excel表格中完成，所以如果让Excel每次启动时自动能够打开这些文件自然会显得更加方便的。

　　【小 飞】 其实，对于这样的应用，大家首先想到的就是将这些Excel文件放置到Windows系统的启动菜单下面，但这个办法唯一的问题就是每次开机都会自动打开这些文件，而我们并不一定需要开机后马上使用这些文件，这样反而会影响了我们的其他操作以及启动速度，因此并不是一个特别值得推荐的方案。今天小飞就介绍给大家另一个小技巧，可以让您在启动Excel程序的时候自动打开这些文件

　　【方 法】

　　1) 首先将这些准备启动的Excel文件拷贝到一个专用的文件夹中

　　2) 打开Excel 2003软件

　　3) 执行“工具”菜单→“选项”命令，然后在弹出的窗口中点击“常规”标签

　　4) 在其“启动时打开此目录中的所有文件”输入框中输入那些Excel文件所在的文件夹路径，最后确定即可。如图64所示

　　

　　图64

28. 让自动保存为您的Excel“保驾护航”（注：本技巧限于Excel 2000版本）

　　【问 题】 大家都知道Word中有一个很出名的“自动保存”功能，可以每过一段时间自动将当前的编辑内容保存下来，防止文档内容因为断电、误操作而丢失，但就是这样一个非常实用的功能一直到了Excel的2000版微软都没有提供，难道Excel就无法实现自动保存了吗？

　　【小 飞】 其实，可能是大家有所不知，早在Excel 97时，微软就已经内置了自动保存的模块，只不过由于一些原因没有像Word那样直接“摆出来”罢了，下面小飞就带大家一起去看一下如何启用

　　【方 法】

　　1) 在Excel 2000中，执行“工具”菜单→“加载宏”命令，然后在弹出的设置窗口中勾选“自动保存”宏，最后点击确定按钮。如图65所示

　　

　　图65

　　2) 这时，我们从工具菜单中就已经可以看到“自动保存”这个菜单项了（如图66所示）。但是，现在却不知道Excel会按多长时间为间隔自动保存一次文件。如果我们想进一步对它进行设置，只需再用鼠标点击一下这个菜单项就行了。如图67所示

　　

　　图66

　　

　　图67

　　3) 图67里的内容一目了然，就不用小飞再多说了吧，设置好需要的时间间隔以后，点击一下确定按钮，就可以让自动保存功能在您的Excel 2000上生效了

　　【小提示】 以上方法只限于Excel 97和Excel 2000两个版本，如果您的Excel是2002及其以上的版本时，就不用再这么麻烦了，只要执行一下“工具”菜单→“选项”命令，再点击“保存”标签，就能够看到如图68所示的自动保存设置窗，剩下的操作和Excel 2000的基本相似，在此不再赘述。

　　

　　图68（该截图为Excel 2003版本）

29. 巧设置，将个人信息“保护起来”

　　【问 题】 要说现在这个社会中什么最受关注，恐怕就得算是“个人隐私”了，同样在电脑世界中，个人信息（隐私）也是一个备受关注的话题，有时一不小心，自己的隐私就这样“悄悄”地泄露了。如图69所示

　　

　　图69

　　【小 飞】 呵呵，上面这张图片都可以用“一览无遗”来描述了，其实在日常办公之中，还有很多朋友都是因为这样疏忽大意而导致信息“悄悄泄露”的，自己的资料被别人知道了固然不好，还是赶快跟着小飞一起做做“补救工作”吧

　　【方 法】

　　1) 点击“工具”菜单→“选项”命令，然后在弹出的设置窗口中点击进入“安全性”标签。如图70所示

　　

　　图70

　　2) 勾选其中的“保存时从文件属性中删除个人信息”复选框后点击“确定”按钮

　　3) 最后再保存一次文件并退出Excel软件。如图71所示就是删除掉个人信息的文件属性窗口

　　

　　图71

　　【小提示】 每次操作完后，必须退出整个Excel程序，新的文件属性才会生效，这点请大家在操作时注意

　　30. 页页打印都有标题行

　　【问 题】 不知大家还记不记得上文提到的一则“长报表如何固定表头显示”这个技巧，当时它解决的是如何能够在浏览长报表时看到标题行这个难题。但如果真正在打印这份报表时仍然会有类似的问题出来，第二页及以后的报表在打印时将无法显示标题。如图72所示

　　

　　图72

　　【小 飞】 就像我们可以在显示时将标题栏固定一样，打印Excel文件时也可以让每张页面上都出现标题行

　　【方 法】

　　1) 首先执行“文件”菜单→“页面设置”命令，然后在弹出的“页面设置”对话框中点击进入“工作表”标签。如图73所示

　　

　　图73

　　2) 点击“顶端标题行”后面红框标识的按钮，然后在工作表中选择好需要固定的标题行，点击“确定”按钮。如图74所示

　　

　　图74

　　3) 经过上述这样设置以后，这份Excel报表就能够在每页上面都显示标题行了。如图75所示就是最终结果

　　

　　图75

　　小飞寄语

　　文章写到这里，就要告一段落了，不知大家有什么收获，有没有那种意犹未尽的感觉。其实，还是那句话，术业有专攻，如果您不是计算机方面的专家，就没有必要非得抱本Excel书从头学起，平时只要注意多积累一下自己的经验，让Excel能更好地辅助自己的日常工作就可以了，这样小飞的这顿忙活也就算是没有白费。记住，解决问题就是专家，希望今天这篇文章能给大家带来一些收获，也希望您能多多关注软件栏目，下次小飞还会给大家奉上更多更好的文章来的！

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