Office超级技巧连载：Excel单元格技巧

文章类别：Excel | 发表日期:2008-8-29 13:19:12

单元格在Excel中占有绝对的重要地位，因此，作为Excel用户，掌握好单元格的技巧，会给我们操作Excel带来极大的便利。

　　利用绘图工具画斜线

　　如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是：打开Excel的“绘图”工具，单击其中的“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按Alt+回车键)，再添加空格即可将数据放到合适位置。

　　妙用“格式刷”快速格式化单元格

　　双击“格式刷”按钮，可以使“格式刷”反复使用。按Esc键(或再次单击“格式刷”按钮或继续输入内容)即可取消该功能。

　　选择连续单元格

　　在选择单元格(行、列)时，同时按住 Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。而在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。

　　巧查找函数

　　不熟悉Excel函数的用户要找到适合某项工作的函数并不容易，以下技巧可以帮你的大忙：假如要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，然后在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。

　　快速参考公式

　　如果公式是由几个Excel函数组合而成，而又要用函数向导修改某个函数的参数。可单击函数名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的“插入函数”按钮，即可打开“函数参数”对话框进行修改。需要特别指出的是，Excel XP在你单击函数名称或参数时，能够自动标出公式引用的单元格，并显示黄色函数提示框。

　　在公式内容和显示公式之间切换

　　公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl+` 键(位于键盘左上角)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。

　　快速获得公式引用参数

　　公式中的重要组成是单元格引用，用来确定计算范围。用鼠标拖动的方法来引用单元格不权准确而且快捷。以SUM函数为例，如果使用了“函数参数”对话框，可让光标停在Number框内，然后用鼠标选中参与计算的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住Ctrl键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。

　　查找公式错误的有力武器

　　对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。Excel XP专门为此增加了一个“公式求值”功能，只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，选择“类别”列表中的“工具”项，将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)。就可以单击对话框中的“求值”按钮，按照公式的执行顺序一步步观察带下划线的表达式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点像程序调试时的“单步执行”，是查找公式错误的有力武器。

　　选择性粘贴”进行简单运算

　　多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果：如果有A2：A6.B6：B12等多个数据区域，希望其中的数据同时乘以16。可以先在一个空白单元格中输入16，将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮，再按下Ctrl键将要乘以16的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“乘”，单击“确定”按钮，所菜单元格中的数据均变为乘以16的结果。如果你要对单元格中的数据执行其他运算，只须在对话框的“运算”下选择某种运算即可。

　　高效率计算平均值、求和、最值

　　在Excel中计算一些数据的平均值，一般都是通过函数来进行的，但这样的效率很慢，其实只要选中相关的数据，在状态栏上就已经显示和了，试着右击状态栏，会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目，例如选择均值，即在状态栏上显示出所选中单元格的平均数。

　　轻松监视公式和运算结果

　　如果在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以避免这种麻烦：选中含有公式的单元格(有多个单元格请按住Ctrl键)，鼠标右键单击工具栏选择“监窗口口”。单击“监窗口口”中的“添加监视”按钮，所选中单元格中的公式及其计算结果就会显示在监窗口口中，观察起来非常方便。

　　快速复制公式或数据

　　双击活动单元格的自动填充柄，活动单元格中的公式或数据就自动向下复制，向下复制数据的行范围由活动单元格的前一列数据行决定，即活动单元格中的公式向下复制到前一列数据最下方数据所在的行为止。

　　快速选取包含公式的单元格

　　有时，需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒其他用户注意，不能在此处输入数据，可以采用下面的方法快速选取单元格：执行“编辑”→“定位”，按下“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框中选中“公式”项，按下“确定”按钮即可。

　　巧妙利用取整函数一例——四舍五入

　　以前在用Excel做电费统计报表时，经常发现最后的统计数据与实际的数据有误差，少则几元，多则几十元。经过分析，发现是三维引用的计算出了问题：一般情况下，金额的数据要精确到分，也就是以元作整数单位的小数后面要保留两位，但由于电价及计算公式的关系，往往要计算到小数码后面三、四位甚至更多，即使在单元格中只显示两位小数，表面上看这个单元格计算出来的数据与实际计算结果一致，但这个数据是单元格自动四舍五入的结果，系统仍然保存着单元格中的所有数据(不信你就单击“增加小数码数”按钮)，以至最后统计出来的数据与实际计算出来的数据有误差。

　　由于在Excel的函数里面没有四舍五入函数，但却有取整函数INT。经过研究发现，完全可以利用INT函数进行四舍五入。方法如下：首先选中需要四舍五入的单元格，然后输入“=INT(计算公式×100+0.5)/100”，即大功告成。

　　让公式以数组公式形式出现

　　输入完公式后，按下Ctrl+Shift+Enter组合键，则该公式以数组公式形式出现。

　　让你的宏执行的更好、更快

　　如果你是一名数据的统计和分析者，你一定会对Excel这是一个优秀的电子表格软件爱不释手，如果你需要编程序以报表的形式显示最终结果，可以通过VBA控制Excel显示数据表格。即使你不太会编程，也可以通过如下方式编制小的程序：打开Excel中的“工具”→“宏”→“录制新宏”，然后进行手工操作，结束后生成的宏代码就是一个不错的程序。如果花了很长时间完成一项很复杂的宏，定会对你的成果振奋不已，但在你看着屏幕不停闪烁让你的眼睛很不舒服，是否会有一丝的遗憾，那么，我将给你提供一个解决方案，仅仅两条命令，不，一条：Application.ScreenUpdating。

　　具体应用如下：

　　Sub 宏1()

　　Application.ScreenUpdating = False

　　…你的宏程序

　　Application.ScreenUpdating = True

　　End Sub

　　ScreenUpdating 属性中文名为屏幕更新，应用Application对象，可以控制屏幕是否更新，如果屏幕更新功能是打开则为 True，此时屏幕会跟踪所有变化并相应显示，关闭屏幕更新则不显示，默认值为True。通过比较，关闭屏幕更新时将看不到宏的执行过程，同时，宏的执行速度会明显加快，可以提高几倍，有这个方法，何乐而不为呢？。

　　记住，当宏结束运行后，请将 ScreenUpdating 属性设回到 True。如果你不清楚程序什么时间完事，请在最后用MsgBox命令提示。

　　重复数据填充

　　在需要重复填充的第一个单元格中输入文本或数字，而用鼠标选中它，等单元格右下角出现黑四方块的填充柄时，用鼠标按住填充柄开始拖拉即可填入重复数据。

　　填充相同数据

　　如果单元格的内容即包含数字又包括文本，拖拉时需要按住Ctrl键才能保证填充的数据都是相同的。

　　填充多个单元格内容

　　如果要重复填充多个单元格中输入的内容，可以选中这多个单元格后按住Ctrl键不放开始拖拉即可。

　　序列填充

　　如果序列递增数据为1时，在要填充序列数字的第一个单元格中输入序列的第一个值，然后按住Ctrl键不松开，再用鼠标选中第一个单元格，当单元格右下角出现黑四方块填充柄时，用鼠标向下拖拉填充柄，则该序列从第一个单元格开始每个单元格加1。

　　如果递增数据不为1

　　如果递增数据不为1时，在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值，在第二个单元格中输入序列的第二个值，然后选中这二个值，拖拉填充柄，则该序列从第二个单元格开始填充，每个单元格加上第一个单元格和第二个单元格值的差。

　　输入等比数列

　　如果要输入一个“2、6、18、54、162……”的数列，那仅仅用鼠标拖动填充句柄就不能完成填充了。大家可以在第一个单元格中输入2，再用鼠标选中需要填充的单元格(注意，是选中，不是拖动填充句柄)，再选择“编辑”→“填充”→“序列”，出现序列对话框；在序列对话框中设置“序列产生在”为“行”或“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“3”，然后在“终止值”中填入序列的终止值。确定之后就在连续的“行”或“列”中输入了等比数列。

　　小提示

　　一定要在“终止值”中填入序列的终止值，否则Excel无法进行上述填充。

自定义填充

　　如果你经常使用某个序列，而Excel的自动填充中没有这个序列，这时你可以使用Excel的自定义填充序列功能，并根据自己的需要来定义一个新的填充序列：选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中选择“自定义序列”标签，然后在“输入序列”编辑框中输入新的序列；单击“添加”按钮；这个序列就进入左侧的序列列表了。以后在Excel中输入此序列前的第一个内容，按下Ctrl拖拉第一个内容时，它就会自动用自定义的序列来填充了。

　　也可以在已经制好的工作表中导入该序列，选中要导入的序列值，单击该选项对话框中的“导入”按钮，或者单击“导入序列所在单元格”按钮，最后用鼠标进行选择就可以了。

　　同时填充多个工作表

　　如果想把某些内容或格式填充到多个表格中，可以先选中要填充到另外表格的工作区域。再按下Ctrl键，然后单击其他的工作表(可选择多个其他工作表)，选择“编辑”→“填充”→“至同组工作表”，在弹出的对话框中选择要填充的方式，一般选择“全部”(内容和格式一齐填充)，最后单击“确定”即可。

　　快速的自动填充功能

　　在输入公式或月份、星期等资料时，可以使用Excel的自动填充功能，只要将鼠标移至单元格的右下角处，按下鼠标，此时鼠标就会变成填充柄(出现+字)，接着就只要拖动鼠标，自动公式或数字即会出现在相应的单元格内。

　　周围数据填充技巧

　　如果您要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法填充：按Ctrl+D将上方的数据填入当前单元格；按Ctrl+R将左侧的数据填入当前单元格；单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向上填充”，可将下方的数据填入当前单元格；单击“编辑”、“填充”子菜单中的“向左填充”，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按上述方法操作即可。

　　数据记忆填充技巧

　　如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用“记忆式键入”的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同，Excel 2000就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改Excel 2000自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效，只要将“选项”对话框“编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。

　　选择填充技巧

　　若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法：选中需要填充数据的单元格，按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”，即可打开填充内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。

　　快捷填充技巧

　　此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是：在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值，然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。

　　重复填充技巧

　　如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需要使用公式或填充数据的所有单元格，如果某些单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中。单击Excel编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。

　　移动填充技巧

　　使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：首先选中需要移动的数据区域。然后按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界(注意：不是填充柄，下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel 2000会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。

　　复制填充技巧

　　使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel 2000会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。

　　记录单填充技巧

　　如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度，输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击“数据”→“记录单”，打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中输入数据了(按Tab键换行)。

　　选择性填充技巧

　　此法可将多种对象有选择的填充到一个或多个区域，填充方法是：先将需要填充的对象复制到剪贴板，然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目，例如粘贴由公式计算出的数值时应选“数值”，单击“确定”按钮完成填充。

　　选取技巧

　　快速选取表格

　　Excel中选取整个表格最快捷的方法是：按下Ctrl+Shift+*就可以轻松选中整个表格。但是有一点需要注意：这个表格中不能有空白的列或行，如果有的话，那只能手工选取了。

　　选取连续单元格

　　在选择单元格(行、列)时，同时按住 Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。

　　选择不连续单元格

　　在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。

　　快速滚动

　　在打印预览中，按下Ctrl+↑(←)组合键，滚动到第一页，按下Ctrl+↓(→)组合键时，滚动到最后一页。

　　快速选择到非空白单元格

　　按下Ctrl+Shift+箭头键，可以将选定的区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格。

　　快速选择到工作表开始

　　按下Ctrl+Shift+Home组合键，可以将选定的区域扩展到工作表的开始。

　　快速选择到最后单元格

　　按下Ctrl+Shift+End组合键，可以将选定的区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格(右下角)。

　　另有妙用的光标键

　　在按住Ctrl键后，反复按→(或←)键，则在同一行(如第8行)中有字符的单元格中向左(或向右)跳转，若以后(或以前)单元格中没有字符时，则直接跳转到最后(或最前)一个单元格(如IV8或A8)。

　　在按住Ctrl键后，反复按↓(或↑)键，则在同一列(如C列)中有字符的单元格中向下(或向上)跳转，若以下(或以上)单元格中没有字符时，则直接跳转到最后(或最上)一个单元格(如C65536或C1)。

　　单元格快速选中技巧

　　选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”→“定位”。在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要的单元格类型。例如“常量”，并可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”后符合条件的所有单元格均被选中。

　　快捷删除行、列内容

　　如果要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下Shift键，将鼠标移到“填充柄”处。待双向光标出现后，向上拖动一行(删除行内容时)，或者向左拖动一列(删除列内容时)即可。

　　行高快速设置技巧

　　如果你要将工作表中的某列设置为“最合适的行高”，只须将光标放到该行行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若要将工作表中的所有行设置为“最合适的行高”，只须其全部选中。然后将光标放到任意一行行号下面的边线处，待双向光标出现后双击鼠标即可。

　　格式设置技巧

　　要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格(或区域)选中。单击“格式”工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖过要设置格式的单元格(或区域)。

　　如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方，可双击“格式刷”按钮，然后按上面介绍的方法操作，完成后再次单击“格式刷”退出操作。

　　“最合适列宽”设置技巧

　　如果要将工作表的列设置为“最合适的列宽”，只须将鼠标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。要想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，只须其全部选中。然后将鼠标移到任意一列列标右侧的边线处，待鼠标变成双向光标后双击鼠标即可。

　　快速确认选项

　　Excel XP对话框中有很多选项，通常都是先将其选中，然后单击“确定”按钮使它生效。利用鼠标双击可以简化这个操作步骤，使选择和确认选项同时进行。例如，双击Excel XP的“打印”对话框“范围”下的“全部”项，系统就会直接开始打印当前工作表，免去了用户单击“确定”按钮的步骤。在“选择性粘贴”对话框中双击其中的某个选项，无须单击“确定”按钮就可以直接执行操作。

　　快速拆分窗口

　　鼠标指向Excel XP垂直滚动条顶端的拆分块，等到双向光标出现后双击，就可以将当前窗口拆分为上下两个。双击窗口分隔线，可将其清除。同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线清除方法同上。

　　快速编辑

　　如果想对Excel XP单元格中的内容进行编辑，只需用鼠标双击要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。需要说明的是：按F2键光标也会插入当前单元格，但只能插入其内容的末尾。同样，用鼠标双击Excel XP工作表的标签，直接输入文字后回车，可以快速修改标签的名称。

　　窗口快速拆分技巧

　　光标指向Excel 2000垂直滚动条顶端，看到双向光标后双击鼠标，即可将当前窗口拆分为上下两个。双击窗口分隔线，可将其清除恢复原状。同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线的清除方法同上。

在Excel中快速选定数据

　　在Excel中遇到大的数据文档，选定数据会显得异常麻烦，可用以下快捷键进行选定：Ctrl+*(小键盘)：选定当前单元格周围的区域；Ctrl+Shift+箭头键：将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格；Shift+Home：将选定区域扩展到行首；Ctrl+Shift+Home/End：将选定区域扩展到工作表的开始/最后一个单元格；Shift+PageDown/PageUp：将选定区域向下/向上扩展一屏。

　　选择多个工作表

　　在按住Ctrl键的同时，用鼠标左击工作表名称(Sheet1等)，可以选中不连续的多个工作表，进而一次性完成选中工作表的“页面设置”和“打印”等操作。

　　快速打开“删除”对话框

　　按下Ctrl+-组合键，快速打开“删除”对话框。

　　快速显示/隐藏常用工具栏

　　按Ctrl+7组合键，可以显示或隐藏常用工具栏。

　　选中整个工作表区域

　　按下Ctrl+A或Ctrl+Shift+Spacebar(空格键)组合键，则选中整个工作表区域。

　　快速打开查找/替换对话框。

　　按下Ctrl+F组合键，可快速打开“查找”对话框。按下Ctrl+H组合键，则可快速打开“替换”对话框。

　　快速打开“定位”对话框

　　按下Ctrl+G组合键，则可快速打开“定位”对话框。

　　快速打开“插入超级链接”对话框

　　按下Ctrl+K组合键，则快速打开“插入超级链接”对话框。

　　快速打开文件

　　按下Ctrl+O或Ctrl+F12组合键，则快速打开“打开”对话框。

　　快速联机打印

　　按下Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12组合键，实现快速联机打印。

　　快速撤销前一操作

　　按下Ctrl+Z组合键，则可快速依次撤销前面的操作。

　　快速确认技巧

　　Excel对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击“确定”按钮加以确认。其实，利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，实现选项的选择和确认同时进行：如，双击Excel的“打印”对话框“范围”下的“全部”项，系统就会直接开始打印当前工作表，免去了用户单击“确定”按钮的步骤。在“选择性粘贴”对话框中双击其中的某个选项，无须单击“确定”按钮就可以直接进行操作。

　　快速创建Excel图表

　　在Excel中，要创建一个图表非常方便，只要先在工作表中选择数据，然后按下F11键，Excel即会快速创建图表。

　　增加Excel的还原数次

　　在Excel中，撤消功能可以帮助轻松恢复操作，下面教大家一个方法增加Excel的还原次数。打开“注册表编辑器”，找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/9.0/Excel/Options，查看其中是否有UndoHistory键，如果没有可以新键一个双字节值，然后将数值修改成自己想要的数值，接下来Excel就可以拥有更多的还原次数了。

　　在Excel中查找和替换通配符

　　Excel中可用来查找文字或数字的通配符如下：

　　通配符 用途

　　? (问号) 以问号代表的位于相同位置上的单个字符。

　　例如，“sm?th”将会查找到“smith”

　　和“smyth”。

　　* (星号) 以星号代表的位于相同位置上的多个字符。

　　例如，“*east”将会查找到“Northeast”

　　和“Southeast”等。

　　~ (波浪线)后跟 ?、* 或 ~ 问号、星号或波浪线。

　　例如，“fy91~?”将会查找“fy91?”、“fy91~*” 则会找到“fy91*”。

　　实现表格行列转置

　　当编辑好一张表格后，却发现该表格列数太多，而行数太少，这时或许希望该表格的行列互换，以便打印出来：启动Excel ，打开工作簿，并在当前工作表中选中需要进行行列转换的单元格区域。接着，按下Ctrl+C键复制它，再单击要存放转置表区域的左上角单元格，选择“编辑”→“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”复选框，再单击“确定”钮即可将行列转置后的表格出现在指定单元格区域了。

　　快速链接网上的数据

　　随着互联网的盛行，现在的数据不仅仅局限于存放在本地硬盘上了，使用Web上的数据也不为奇了，利用“选择性粘贴”能在Excel中快速建立与网上工作簿中数据的链接：上网，打开IE，然后复制网上相应的内容，再打开工作簿，选择“编辑”→“选择性粘贴”，再在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可将网上的数据链接到Excel中即可。

　　在Excel中快速复制粘贴图片

　　通过选择性粘贴，可以把某些单元格区域快速转换成图片：在Excel中，按住Shift键，选择“编辑”→“复制图片”，在弹出的“复制图片”对话框中，可以选择按“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式。接下来，按住Shift键，单击“编辑”→“粘贴链接图片”可以把选中的内容作为一个图片链接插入到Excel中，其用法跟上面的粘贴图片命令的用法差不多。只不过粘贴链接图片命令不能把记事本、WPS Office等程序的内容以图片链接的形式插入到Excel中，该功能只对Office的其他组件如Word等程序有效。

　　快速转换数字

　　Excel有一个Bug，当把数字当作字符型来输入时，然后再将字符型转换为数值时是不能参与其他数值型的数据排序，但通过下面的技巧可以解决：新建一列，将其全部填充为1，然后选中要排序的那一列，执行“复制”，再选中新建的数值为1的那一列，选择“编辑”→“选择性粘贴”，在打开的选择性粘贴对话框的运算中选择为“乘”，这样数值为1的那一列就被填充为真正的数据，也就是对原来的单元格里的数值又重新编辑执行了乘以1的操作。这样字符就全变成数值型的，这时就可以自由地排序了。

　　粘贴数值进行运算

　　在使用Excel电子表格过程中，通常会遇到这样的情况：本单元格的数值也要参与计算，那么在定义公式时就要引用自己所在的单元格。对于这种情况，无论是直接的还是间接的，都称为循环引用。一旦出现，将弹出一个警告窗口，如果不理睬它，强行确认，也无法得到正确结果。有些用户通过编写宏来解决，其实不用那么复杂，利用“选择性粘贴”就可以解决：先选中并复制单元格，再选择“编辑”→“复制”，再选中一单元格(如C2)，选择“编辑”→“选择性粘贴”，并在打开的对话框中“粘贴”下的“数值”，在“运算”项目中选择“加”，然后单击“确定”按钮即可。

　　对一批数据进行相同运算

　　如果希望将Excel电子表格中的一批数值进行同样的计算操作，如想将B2～B5都乘以10，那么也可以通过“选择性粘贴”来完成：首先在一个空单元格中输入“10”，选中该单元格，按下Ctrl+C键，再选中目标单元格B2～B5，选择“编辑”→“选择性粘贴”，在对话框的“粘贴”项目中选择“数值”，在“运算”项目中选择“乘”，单击“确定”按钮，那么所选中区域内的数值都将与10相乘。

　　快速求相反数

　　如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，也可以使用“选择性粘贴”：先在一个空单元格中输入“-1”，选中该单元格，按下Ctrl+C键，再选择目标单元格，选择“编辑”→“选择性粘贴”，再选中“粘贴”栏下的数值和运算栏下的“乘”即可。这样，就将所有的数据和-1相乘了，从而快速求得它们的相反数。你也可以使用该方法将单元格中的数值扩大或缩小1，000或更大倍数。

　　避免键入重复数据

　　假设是在进行某项考试学生成绩的统计，需要在A列输入准考证号码，显然准考证的号码和学生是一一对应的，不可能有重复。这时可选中A列所有单元格，并选择“数据”→“数据有效性”，打开“数据有效性”设置对话框中，单击“设置”标签下“允许”下拉列表框，选择“自定义”项，在“公式”中键入=COUNTIF(A:A,A1)=1(请注意使用半角符号，且函数的拼写和大小写不能出错。)。选择“出错警告”标签，选中“输入无效数据时显示出错警告”前复选框；选择“样式”为“中止”；在“标题”中输入“出错了！”作为警告窗口的标题；在“出错信息”中输入“你输入了重复的数据，请仔细核对后重新输入！”。按下“确认”按钮退出。

　　通过上述操作后，你如果在A列中输入了与上方单元格相同的“准考证号码”，系统将弹出“出错了！”警告对话框提示你输入错误，你按“重试”按钮即可重新输入新的数据。

　　在已有的数据中剔除重复数据

　　假如有一个仓库的每日入库登记记录表，许多相同商品可能在一个月内分几批入库。而需要的是所有入库商品的名称列表，这就需要剔除重复数据。如可以选中B列中所有入库记录的商品名称范围B2到B17，选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”。再在对话框中将“方式”设为“将筛选结果复制到其他位置”，而“数据区域”中显示的是选中范围的绝对地址，不要去动它；“复制到”中的位置可以用鼠标选择G1单元格来进行输入，同时选中“选择不重复的记录”复选框，之后，你将会发现不重复的入库商品的名称列表出现在G列上。

　　在众多数据中挑出重复数据

　　假设A列是某一科学实验数据，需要挑选出重复的数据加以分析。在B2单元格中键入“=IF(COUNTIF($A:$A，A2)=1，""，A2)”，从上至下拉动复制柄加以复制即可。你可以看到在对应A列中重复数据的B列单元格中就是重复的数据。

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