Excel高效数据校验两法

在用Excel录入完大量数据后，不可避免地会产生许多错误。通常而言，多数用户都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，进行手工的数据校验，这不但容易导致眼睛疲劳，而且效率不高。为此，笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。

一、语音校验法

我们可以使用Excel的“文本到语音”功能，将Excel工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在Excel工作表中选定需要校验的数据，执行“工具→语音→文本到语音”命令，打开“文本到语音”工具栏（见图1）。

图1

然后，根据自己的需要，单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着，准备好原始数据，再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验（提示：在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟）。不过，有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词，而不能朗读中文。这该怎么办？别急！此时，你还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified Chinese”即可。再试试，是不是中文也可以读出来了？

当然，也有用户可能会问，能不能在录入时就通过语音来校验数据呀？行，没问题！单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时，当你在单元格中录入数据并回车后，Excel就会立即将数据读出来了。

二、公式审核法

有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0～100之间的某个数值。但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢？让我们用公式审核法来解决这类问题吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。

首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域（注意：这里的数据区域不包括标题行或列），单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”（见图2），最后单击“确定”退出。

图2

接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图3）。

图3

根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更 正过来了。