Excel输入技巧

文章类别：Excel | 发表日期:2010-7-1 11:37:08

     经常与Excel教程">Excel打交道，你是否对它有深入的了解？在“Excel教程">Excel营养套餐系列”中，我们将邀请高效办公专家为大家系统剖析Excel教程">Excel各方面的实用功能，欢迎关注。

一、单元格如何快速准确地选择？
     在培训中，不少人有这样的疑问：数据表中的数据越来越多，用鼠标直接在单元格区域中滑动选择或定位非常不方便，有没有什么更好的方法？
记住定位和选择的小窍门，速度和准确性可以大大提高。

1.快速光标定位
     定位就是选中某个指定的单元格，它分为两种情况：
     一种是定位到指定的某个单元格，如：B2000，可以借助“编辑”菜单中的“定位”命令快速到达。另一种则是定位到这一列或一行的结尾数据单元格。先选择这一列或一行中任意一个数据单元格，然后用鼠标指针在单元格的下边缘或右边缘上双击鼠标左键就可以了。

2.快速选择单元格区域
     如果能把光标快速定位到这一列或一行的最后，那么选择起来就变得非常简单。
     选择一列
先将光标定位在某个数据列第1个单元格中，然后按住键盘“Shift”键的同时用鼠标左键双击该单元格的下边缘，就能把这列数据全部选择。
     选择一个数据表
先用刚才的方法选中这个数据表的第一列，然后再按住键盘“Shift”键的同时用鼠标左键双击该列数据区的右边缘就实现了。

二、“拖家带口”的数据如何轻松输入
     我们通常会输入一些复杂数据，比较长，但各数据间有重复的地方。有一个从事销售的学员就遇到了这方面问题。
     随着客户的日益增多，小马手头的资料也越来越多。通过分析，可以看出在小马的客户信息表中，“通讯地址”、“保险单号”和“联系电话”这三列数据信息有一个共同的规律——都带有固定数据前缀（见图1）。这种数据在工作中非常常见，如果不采用高效的方法进行输入，既浪费时间又很容易出错。下面我们就逐一分析一下这三列数据：
     在“通讯地址”数据信息中，由于都是北京的客户，所以在地址中前三个字符都是“北京市”，然后才是具体的地址，这是一个典型的文本前添加前缀的数据列。

     在“产品单号”数据信息中，前面的几位字符“BZ055”是固定不变的，后面虽然是不同的数字，但是有的数字是“0”开头的（也就是在固定的前缀字符后紧跟着数据字“0”），所以可将此列也设置成带有固定前缀的文本格式（如果单元格不设置成文本格式，前面的数字“0”会被Excel教程">Excel忽略）。
     在“联系电话”数据信息中，由于都是北京的客户，所以电话的“区号”都是固定的“（010）”。电话号码的位数只有8位，所以可以将此列数据设置成带有固定前缀的数值类型。

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