Access 2007以电子方式分发报表

时　间:2008-5-29 7:57:31
作 者:Microsoft
摘　要:以电子方式分发报表
正　文:

您可以使用 Microsoft Office Access 以电子方式分发 Access 报表。例如，可以使用“Office 按钮”菜单中的“电子邮件”命令，以电子邮件附件的形式快速导出并发送报表。也可以将报表导出为文件，然后通过多种不同方式分发该文件。使用电子分发方法，可以快速将重要信息发送给需要的人员。此外，您可以使用这些文件创建报表的备份或存档，在不需要报表的打印副本的情况下，这样还可以减少纸张的使用。

本文介绍了可用于导出报表的不同文件格式，并且介绍了将导出的报表分发给收件人的不同方法。

了解可用于导出报表的文件格式

您可以将报表导出为多种不同的文件格式。但是，并非所有这些文件格式都能保留原始报表的布局和格式。例如，如果将报表导出为 HTML 文件（*.htm 或 *.html）、RTF 文件 (*.rtf) 或文本文件 (*.txt)，所生成的文件可能不包含在原始报表中存在的所有可视元素，如图形、颜色、线条或边框。但是，某些文件确实会保留原始报表的布局和格式。这些格式包括快照格式 (*.snp)、可移植文档格式 (*.pdf) 以及 XML Paper Specification 格式 (*.xps)。本文着重介绍这三种文件格式的使用。

下表列出了导出报表时可用的所有格式，以及您和收件人打开生成的文件时可用的程序。

 注释   安装加载项后，可以使用“PDF 格式 (*.pdf)”和“XPS 格式 (*.xps)”选项。“请参阅”部分提供了关于支持这些文件格式的详细信息。

使用“电子邮件”命令分发报表

在 Office Access 2007 中分发报表的最快方法之一是使用“Office 按钮”菜单上的“电子邮件”命令。只需单击几下鼠标，Access 即可将报表导出到您需要的文件格式，然后创建一封新电子邮件并该文件作为附件发送出去。

1. 在导航窗格中，选择要在电子邮件中发送的报表。
2. 单击“Office 按钮”，然后单击“电子邮件”。
3. 在“对象发送为”对话框中，选择要使用的输出格式，然后单击“确定”。请记住，只有“快照格式 (*.snp)”、“PDF 格式 (*.pdf)”以及“XPS 格式 (*.xps)”选项会保留原始报表的布局和格式。

   Office Outlook 2007 会打开一封新电子邮件，其中带有您指定的类型的文件附件。

4. 在“收件人”框中键入收件人的电子邮件地址，在“主题”框中键入主题并在消息区域键入消息。

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