使用2007 Access 或 Excel 管理数据

时　间:2008-7-12 8:01:33
作 者:Microsoft
摘　要:使用 Access 或 Excel 管理数据
正　文:

自动化的电子表格程序（例如 Microsoft Office Excel 2007）提供了丰富的计算和图表功能，用以可视化和处理表格式数据。这些功能对于存储信息的列表（例如邮件列表或存货目录）也很有用。但是，随着对列表的要求变得更复杂，可能难以在电子表格程序中维护数据。关系数据库 （关系数据库：一种在表中存储信息的数据库。使用两个表中的匹配值将一个表中的数据与另一个表中的数据相关。在关系数据库中，通常只存储特定类型的数据。）程序（例如 Microsoft Office Access 2007）更适合于创建和处理复杂的列表，并且提供了功能更强的工具，帮助您输入、组织、维护和检索数据。

如果要在访问和更新信息时达到最佳性能和最大准确度，关键的一点是要选择正确的程序。读完本文后，对于如何选择最适合处理您的数据的程序，以及如何保护您的数据，您应能够作出明智的抉择。

• 了解 Access 和 Excel 之间的区别

• 确定使用哪个程序

• 在 Access 和 Excel 中保护数据

了解 Access 和 Excel 之间的区别

Office Access 2007 和 Office Excel 2007 有许多相似的地方。通过使用它们中的任一个程序，您可以：

• 运行功能强大的查询为数据排序和筛选数据。
• 运行复杂的计算生成所需信息。
• 使用数据透视表和数据透视图视图交互地处理数据。
• 生成数据报表并以多种格式查看。
• 使用窗体轻松地添加、更改、删除和导览数据。
• 创建 Microsoft Office Word 2007 邮件合并，例如，用以批量生成地址标签。
• 连接到外部数据，这样无需导入该数据即可查看、查询和编辑它。
• 创建网页来显示只读格式的数据或以可更新格式访问数据。
• 从外部数据库（例如，Access 或 Microsoft SQL Server）及其他文件类型（.txt 或 .htm）导入数据。

这两个程序都按列（也称字段 （字段：表中的一个元素，包含信息的特定项，如姓氏。“标题”字段可能包含“先生”或“小姐”。数据库（如 Microsoft SQL Server）将字段称为列。））组织数据，而列存储特定类型的信息（也称为数据类型 （字段数据类型：决定可以存储哪种数据的字段特征。例如，数据类型为“文本”的字段可以存储由文本或数字字符组成的数据，而“数字”字段只能存储数值数据。））。每列顶部的第一个单元格用作该列的标签。Excel 和 Access 在术语上有一点不同，那就是 Excel 中的行在 Access 中称为记录。

例如，您可以使用 Excel 创建一个人员列表。该列表使用五列来组织员工的 ID 号、名字、姓氏、工作电话号码及雇用日期。每列最顶部的单元格行包含描述该列数据的文本标签。

但是，Excel 不是数据库管理系统。它是电子表格软件，它将信息单元存储在单元格的行和列中，这些行列总称工作表。与之相比，Access 将数据存储在表 （表：数据库对象之一，用来在记录（行）和字段（列）中存储数据。数据通常是有关特定类别事物的，如雇员或订单。）中，表看起来与工作表非常相似，但通过它能对其他表和其他位置（甚至其他表的字段）所存储的数据进行复杂查询。

因此，虽然这两个程序都能很好地管理数据，但取决于所管理数据的类型以及想对数据执行的操作，它们又各有其明显的优点。

确定使用哪个程序

要确定哪个程序最适合存储您的数据，请问自己这个问题：数据是否为关系数据？如果可将数据存储于一个表或工作表中，您就应这样做。包含于一页或一个工作表中的数据称为平面或非关系数据。前面介绍的人员示例就是这样的数据。您不会将员工的姓氏和名字分别存储在不同的表中。表的各列中的数据帮助描述了同一个实体：员工。

与之相比，如果人员表或人员工作表包含一系列名称相似的列（例如 Computer1、Computer2 和 Computer3），则表示数据是关系数据，并且需要存储在一个以上的表中。为此，您需要使用关系数据库程序（例如 Access）。在关系数据库中，每个表基本上都包含有关一种数据的信息（例如员工、计算机、事件、产品或订单）。如果需要关系数据库，则将会在数据中标识一对多关系 （一对多关系：两个表之间的一种关系，在这种关系中主表中每条记录的主键值都与相关表中多条记录的匹配字段（一个或多个）中的值对应。）。例如，如果使用一个客户订单数据库，其中一个表将包含客户姓名，另一个表将包含这些客户的订单。请记住，一个客户可能有多个订单。此外，您可能希望使用另一个表来存储订单详细信息，因为每个订单可能有多个行项目。由于关系数据需要多个相关的表，因此最好存储在 Access 中。

有关关系数据的详细信息，请单击“请参阅”部分中有关数据库设计基础知识的链接。<