Access 2007通过使用查询统计数据的个数

时　间:2008-4-17 7:53:59
作 者:Microsoft
摘　要:通过使用查询统计数据的个数
正　文:

本文介绍如何统计查询所返回数据的个数。例如，在窗体或报表上，可以统计一个或多个表字段或控件中的项目数。还可以计算平均值，并查找最小值、最大值、最早值和最晚值。另外，Microsoft Office Access 2007 提供了一个名为“总计行”的新功能，使用该功能，可以在不修改查询设计的情况下统计数据表中数据的个数。

了解数据的计数方式

可以通过使用“计数”函数来计算字段（一列值）中的项目数。“计数”函数属于一组名为聚合函数的函数。使用聚合函数，可以针对一列数据执行计算并返回单个值。除了“计数”，Access 还提供许多聚合函数，如：

• 合计（用来对一列数字求和）。
• 平均值（用来求一列数字的平均值）。
• 最大值（用来查找字段中的最大值）。
• 最小值（用来查找字段中的最小值）。
• 标准偏差（用来计算值在平均值（中值）附近分布的范围大小。
• 方差（用来计算列中所有值的统计方差）。

Office Access 2007 提供了两种向查询中添加“计数”函数和其他聚合函数的方法。您可以：

• 在数据表视图中打开查询并添加一个总计行。总计行是 Office Access 2007 中的一项新功能，它允许您在不必更改查询设计的情况下，在查询结果集的一列或多列中使用聚合函数。
• 创建总计查询。总计查询计算多组记录的小计。例如，如果您希望按城市或季度汇总所有的销售额，则可以使用总计查询来按所需的类别组合您的记录，然后对销售额求和。与之相反，“总计”行计算一个或多个数据列（字段）的总计。

 注释   本文档中有关操作方法的章节强调如何使用“计数”函数，但是，请记住，可以在“总计”行和总计查询中使用其他聚合函数。有关使用其他聚合函数的详细信息，请参阅本文中稍后介绍的聚合函数参考。

有关如何使用其他聚合函数的详细信息，请参阅在数据表中显示列汇总一文。

以下各节中的步骤介绍如何添加“总计”行以及如何使用总计查询来统计数据的个数。执行操作时，请记住，“计数”函数处理的数据类型比其他聚合函数多。例如，除了包含复杂的重复标量数据的字段（如包含多值列表的字段）以外，几乎可以针对所有类型的字段运行“计数”函数。

相反，许多聚合函数仅处理设置为特定数据类型的字段中的数据。例如，Sum 函数仅处理设置为“数字”、“小数”或“货币”数据类型的字段。有关每个函数所需数据类型的详细信息，请参阅本文后面的聚合函数参考。

有关数据类型的一般信息，请参阅修改或更改为字段设置的数据类型一文。

通过使用“总计”行统计数据的个数

通过以下方法向查询中添加“总计”行：在数据表视图中打开查询，添加“总计”行，然后选择 Count 函数或其他聚合函数，如 Sum、Minimum、Maximum 或 Average。本节中的步骤介绍如何创建基本的选择查询以及如何添加总计行。

创建基本的选择查询

1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中，单击“查询设计”。

   

2. 在“显示表”对话框中，双击要在查询中使用的一个或多个表，然后单击“关闭”。

   选定的表将以窗口形式显示在查询设计器的上半部分中。下图显示了查询设计器中的一个典型表：

   

3. 双击要在查询中使用的表字段。

   可以包括具有说明性数据（如名称和说明）的字段，但是必须包括具有要计数的值的字段。

   每个字段都显示在查询设计网格中的一列中。

4. 在“设计”选项卡上的“结果”组中，单击“运行”。

   查询结果显示在数据表视图中。

5. （可选）返回到设计视图并调整查询。为此，请右键单击查询的文档选项卡，然后单击“设计视图”。之后可根据需要通过添加或删除表字段来调整查询。若要删除某个字段，请在设计网格中选择与它对应的列，然后按 Delete。
6. （可选）保存查询。

添加“总计”行