Access 2007创建简单报表

时　间:2008-5-21 7:54:41
作 者:Microsoft
摘　要:创建简单报表
正　文:

您可以在 Microsoft Office Access 2007 中创建由简到繁的各种不同报表。创建报表应从考虑报表的记录源入手。无论报表是简单的记录罗列，还是按区域分组的销售数据汇总，首先都必须确定哪些字段包含要在报表中显示的数据，以及数据所在的表或查询。

选择记录源后，您通常会发现使用报表向导是最容易的报表创建方法。报表向导是 Access 中的一项功能，它会引导您完成一系列问题，然后根据您的回答生成报表。

选择记录源

报表由从表或查询获取的信息以及在设计报表时所存储的信息（如标签、标题和图形）组成。提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。如果要包括的字段全部存在于一个表中，请使用该表作为记录源。如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。查询可能已经存在于数据库中，也可能需要专门针对报表的具体要求新建查询。在“请参阅”部分中可以找到有关查询的详细信息的链接。

使用报表工具创建报表

报表工具为您提供了最快的报表创建方式，因为它会立即生成报表，而不向您提示任何信息。报表将显示基础表或查询中的所有字段。报表工具可能无法创建您最终需要的完美的报表，但对于迅速查看基础数据极其有用。随后，您可以保存该报表，并在布局视图或设计视图中进行修改，以使报表更好地满足您的需求。

1. 在导航窗格中，单击要作为报表数据基础的表或查询。
2. 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表”。

   Access 将在布局视图中生成和显示报表。

3. 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅查看、打印报表或将报表作为电子邮件发送一节。

查看报表之后，您可以保存报表，然后关闭报表以及作为记录源的基础表或查询。下次打开报表时，Access 将显示记录源中最新的数据。

使用报表向导创建报表

您可以使用报表向导来选择在报表上显示哪些字段。还可以指定数据的分组和排序方式，并且，如果您事先指定了表与查询之间的关系，那么还可以使用来自多个表或查询的字段。在“请参阅”部分中可以找到有关创建关系的详细信息的链接。

1. 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表向导”。
2. 按照报表向导页上的说明操作。在最后一页上，单击“完成”。

   在预览报表时，您所看到的报表是该报表打印后的效果。您还可以提高放大倍数以放大细节。有关查看和打印报表的详细信息，请参阅查看、打印报表或将报表作为电子邮件发送一节。

 注释   如果要在报表中包含多个表和查询中的字段，在报表向导中从第一个表或查询中选择字段之后，不要单击“下一步”或“完成”，而是重复上述步骤来选择表或查询，然后单击报表中要包含的任何其他字段。然后单击“下一步”或“完成”以继续。

使用标签向导创建标签

可以使用标签向导轻松地创建各种标准大小的标签。

1. 在导航窗格中，双击要作为标签记录源的表或查询以打开它。
2. 在“创建”选项卡的“报表”组中，单击“标签”。
3. 按照标签向导页上的说明操作。在最后一页上，单击“完成”。

Access 将在打印预览中显示标签，以便让您看到标签打印后的效果。您可以使用 Access 状态栏上的滑块控件来放大细节。有关查看和打印报表的详细信息，请参阅查看、打印报表或将报表作为电子邮件发送一节。

 注释   打印预览是唯一一个可以看到多个列的视图 - 其他视图将数据显示在单个列中。 

使用空白报表工具创建报表

如果您对使用报表工具或报表向导不感兴趣，那么可以使用空白报表工具从头生成报表。这是一种非常快捷的报表生成方式，尤其是如果您计划只在报表上放置很少几个字段时。下面的过程说明如何使用空白报表工具：

1. 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“空报表”。

   布局视图中将显示一个空白报表，且 Access 窗口右侧将显示字段列表上一篇：{教程}Access 2000教程：12.7 调整“报表”中字段的显示对齐方式 人气:1424
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