Access 2007将表或查询用作邮件合并数据源

时　间:2008-8-21 8:34:28
作 者:Microsoft
摘　要:将表或查询用作邮件合并数据源
正　文:
可以使用“Microsoft Word 邮件合并向导”创建邮件合并操作。也可以从 Microsoft Office Access 2007 中使用该向导，该向导使您可以建立一个邮件合并过程，该过程使用 Access 数据库中的表或查询作为套用信函、电子邮件、邮件标签、信封或目录的数据源。

本主题介绍了如何从 Access 中启动邮件合并向导，并创建表或查询与 Microsoft Office Word 2007 文档之间的直接链接。本主题涵盖撰写信函的过程。有关如何建立邮件合并过程的分步操作信息，请参阅 Office Word 2007 帮助。

将表或查询用作数据源

1. 打开源数据库，然后在导航窗格中，选择要用作邮件合并数据源的表或查询。
2. 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“其他”，然后单击“用 Microsoft Office Word 合并”。

   即会启动“Microsoft Word 邮件合并向导”。

3. 选择是要在现有文档还是新文档中创建链接，然后单击“确定”。
4. 如果选择链接到现有文档，请在“选择 Microsoft Word 文档”对话框中找到该文件并选择它，然后单击“打开”。

   即会启动 Word。根据所做的选择，Word 将打开指定的文档或一个新文档。

5. 在“邮件合并”窗格的“选择文档类型”下，单击“信函”，然后单击“下一步:正在启动文档”以继续步骤 2。
6. 在步骤 2 中，单击“下一步:选择收件人”。

   在步骤 3 中，创建 Access 中的数据源和 Word 文档之间的链接。由于该向导是从 Access 启动的，因此将自动创建该链接。在“选择收件人”下，您会发现“使用现有列表”处于选中状态，并且在“使用现有列表”下显示了数据源的名称。

   

7. 如果要自定义该表或查询的内容，请单击“编辑收件人列表”。

   

   可以对数据进行筛选、排序和验证。单击“确定”继续。

8. 单击“下一步:撰写信函”以继续。按照“邮件合并”窗格中的其余说明操作，然后在步骤 5 中单击“下一步:完成合并”。

将表或查询用作数据源的其他方法

可以用其他方法将表或查询指定为数据源。例如，可以将表或查询从 Access 导出到 ODBC 数据库、Microsoft Office Excel 2007 文件、文本文件或与 Word 兼容的其他任何文件格式，然后通过使用 Word 邮件合并向导链接到所导出的文件中。

1. 如果尚未导出表或查询，则进行该操作。在 Access 中的导航窗格中，选择要使用的表或查询，然后在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击导入目标的格式，然后按照说明操作。
2. 在 Word 中，如果未显示“邮件合并”窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”下的箭头，然后单击“邮件合并分步向导”。即会显示“邮件合并”窗格。
3. 在“邮件合并”窗格的步骤 3 中，在“使用现有列表”下，单击“浏览”或“编辑收件人列表”。
4. 在“选择数据源”对话框中，指定在 Access 中创建的数据文件，然后单击“打开”。
5. 按照后面出现的任何对话框中的说明操作。在“邮件合并收件人”对话框中，查看并自定义该文件的内容。在继续之前，可以对这些内容进行筛选、排序和验证。
6. 单击“确定”，然后单击“邮件合并”窗格中的“下一步:撰写邮件”。有关自定义邮件合并的详细说明，请参阅 Word 帮助。