Access 2007报表设计指南

时　间:2008-5-22 0:03:17
作 者:Microsoft
摘　要:报表设计指南
正　文:

Microsoft Office Access 2007 提供了许多工具，可帮助您快速生成既引人注目、又易于理解的报表，并按照最适合用户需要的方式显示数据。使用“创建”选项卡上的命令，您只需通过一个单击操作即可创建简单的报表。您可以使用报表向导创建更为复杂的报表，您也可以自行添加所有数据和格式元素，以此来创建报表。无论您选择哪种方法，都可能至少需要对报表的设计进行一些更改，以便让报表按照您希望的方式显示数据。本文将讨论设计报表的一般过程，然后演示如何向报表中添加特定的设计元素。

确定如何设置报表布局

设计报表时，应先考虑如何在页面上排列数据以及如何在数据库中存储数据。在设计过程中，您甚至可能发现表中的数据排列方式不允许创建所需的报表。这可能说明表未被规范化，而这意味着数据并未采用最有效的存储方式。

有关规范化的详细信息，请单击请参阅部分中有关数据库设计基础的链接。

创建报表的草图

此步骤并不是必需的。因为您可能会发现，“Access 报表向导”或“报表”工具（都位于“创建”选项卡上的“报表”组中）已提供了足以满足需要的初始报表设计。但是，如果您决定在不使用这些工具的情况下设计报表，则可能发现，通过在纸上绘制报表草图并用每个框来标明每个字段的布局及其名称，将对创建报表大有裨益。此外，您还可以使用 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Visio 2007 等程序创建报表的模型。无论使用哪种方法，都需要确保在报表中包括足够的行来指示数据的重复方式。

例如，您可以使用一个行来填写产品信息，然后用几个重复行来填写该产品的销售情况，最后用一个行来汇总该产品的销售总额。接下来，将对下一个产品重复该序列，直至报表结束。也可能您的报表只是表中的一个数据列表，此时只需在草图中包含一系列行和列即可。

 注释   当您为其他人设计报表时，这种方法也非常有用。在此情况下，您可以在开始工作前让此人先绘制报表的草图。

创建完草图后，请确定哪个或哪些表包含要显示在报表上的数据。如果所有数据都包含在一个表中，则可以直接基于该表创建报表。但在更多时候，所需的数据却存储在多个表中，您必须先用查询将它们集中在一起，然后才能在报表上显示这些数据。您可以将查询嵌入在报表的 RecordSource 属性中，也可以创建单独的已保存查询并基于该查询创建报表。

有关将查询用作报表的记录源的详细信息，请在请参阅部分中查找相应的链接。

确定要置于每个报表节中的数据

每个报表都有一个或多个报表节。而“详细”节则是每个报表所共有的。对于报表所基于的表或查询中的每个记录，此节会重复一次。其他节则是可选节，重复率较低，通常用于显示一组记录、一页报表或整个报表的通用信息。

下表描述了每个节的位置及其常见用法。

有关添加或删除报表/页面的页眉和页脚节的信息，请参阅本文的添加或删除报表/页面页眉和页脚节部分。通过“布局”视图或“设计”视图中的“分组、排序和汇总”窗格，可以添加组页眉和页脚节。

有关使用“分组、排序和汇总”窗格的详细信息，请参阅请参阅部分中有关创建分组报表或摘要报表的链接。

确定明细数据的排列方式

大多数报表都是用表格或堆叠布局排列的，但 Office Access 2007 提供了更多的灵活性，您尽可使用所需的记录 （记录：关于人员、地点、事件或某些其他项的数据的集合。记录是表中行的逻辑等同项。）和上一篇：{教程}Access 2000教程：12.8 页面设置 人气:1131
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