[Access 2000 教程]第六课:在表中输入数据

如何打开一个表
　　通过上一课的学习，我们已经会使用表向导建立表了。表虽然是建立好了，但一个空白的表没有任何用处，这一课我们就在建立好的表中输入数据，并学习一些关于表的基本操作。

　　往表中添加数据之前要先打开它，前面已经学过如何打开一个数据库，首先启动Access，选择“打开已有文件”，双击“客户订单数据库”打开它。在数据库窗口中单击“表”选项，可以看到在数据库右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，除了三种创建表的方法之外，还有一个“客户资料表”选项。

　　要打开这个表有两种方法，一是用鼠标双击这个选项，另一个方法是先单击这个选项选中它，然后再单击数据库窗口上的“打开”按钮。打开这个表之后，我们就开始往里面输入数据。
 

如何在表中添加、修改和删除数据？
　　我们先在表中输入几个数。 在一个空表中输入数据时，只有第一行中可以输入。首先将鼠标移动到表上的“公司名称”字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出现一个闪动的光标，表示可以在这个方格内输入数据了。用键盘在方格内输入“北京兴科”，这样就输入了一个数据。其他的数据都可以按照这种方法来添加。用键盘上的左、右方向键可以把光标在方格间左右移动，光标移动到哪个方格，就可以在那个表格中输入数据。按一次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内，输入“张刚”两个字。

　　如果输入时出现错误想改的话，只要按键盘上的方向键，将光标移动到要修改的值所在的方格，也可以直接用鼠标单击，选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键将原来的值删掉，并输入正确的值就可以了。向表中输入数据是一件很细致的工作，千万不能马虎大意。简单的表，数据比较少，出错了容易检查；如果一张表很大，而且字段类型又比较复杂的话，输入的值出现错误，查起来就会非常麻烦。而且要是没有检查出来，让错误的数据留在表中，可能会给工作造成非常严重的后果。
 

怎样让方格中的数据全部显示出来？
　　我们经常会遇到这样的问题：表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分，怎么让这些字都显示出来呢？有好几种方法可以解决这个问题。

　　一种是将鼠标移动到标题行中“开户行”和“城市”这两个字段的交界处，如果位置适当的话，鼠标的光标位置可以拖动。按住鼠标左键，向右拖动鼠标来拉长“开户行”字段的宽度，让这个字段中的文字全部显示出来，再松开左键就可以了。

　　还有一种方法就是将鼠标移动到“开户行”这个字段的标题上，这时鼠标的光标会变成向下指的箭头符号，单击鼠标右键，就会弹出一个菜单，单击菜单上的“列宽”命令，出现“列宽”对话框，输入数值来定义列的宽度。

　　也可以单击“最佳匹配”按钮，这样这一列的列宽就可以自动进行调整，保证能将这个字段中最长的值显示出来。完成这些后单击对话框上的“确定”按钮就可以了。

　　在Access中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能用改变字体大小的方法来让文字都显示出来。不拉长列宽 ，也可以加大行高，使那些较长的值多用几行显示。调整行的高度和调整列宽度的方法基本类似，也有两种方法，第一种就是将鼠标移动到相邻两行之间，这时鼠标变成可拖动形状，按住鼠标左键，上下拖动鼠标调整行的高度；第二种方法是将鼠标移动到某一行上，单击鼠标右键，在弹出的菜单里用鼠标单击“行高”命令，在出现的“行高”输入栏中输入一定的数值来改变行的高度。完成后单击“确定”按钮，这时其它行的高度也改变了，因为在表中各个记录都是相关的，调整一行的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样。
 

怎样在表中插入、删除和移动字段
　　如果在创建表的时候忘记了某项内容，现在也可以再把它加进去，只要在原来的表中再添加一个字段就可以了。在已有的表中不仅能添加字段，而且还可以删除字段。

　　我们可以在“公司名称”与“联系人姓名”两个字段之间加入一个“公司地址”字段。首先把鼠标移动到“联系人姓名”字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在“联系人姓名”字段前面插入了一个新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因为我们还没有给它指定名称，“字段1”是Access自动给的名称。要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了。将“字段1”三个字改成“公司地址”，完成后敲键盘上的回车键。这样“公司名称”和 “联系人姓名”两个字段之间多了一个叫“公司地址”的字段。

　　要想删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，提出是否确定要删除这个字段及其中的数据。单击“是”按钮可以将“字段1”删除。但在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了。

　　如果想在数据表中调整“邮政编码”字段的位置，首先将鼠标移动到“邮政编码”字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动到字段“公司地址”的后面，松开左键，这个字段就移动到“公司地址”的后面了。
 

怎样在表中“复制”和“粘贴”数据
　　在“城市”和“省份”两个字段里，有很多重复的内容，每次都输入一遍显得非常麻烦。我们可以结合“复制”和“粘贴”数据两个命令将一个数据块很方便地放到很多位置上去。

　　首先打开Access 2000的“剪贴板”，单击“视图”菜单，将鼠标移动到“工具”选项上，在“工具”选项右边弹出一个菜单，单击上面的“剪贴板”命令，屏幕上出现一个“剪贴板”对话框。

　　“复制”和“粘贴”命令，就是将一些数据“复制”到“剪贴板”上，然后再将这些数据从“剪贴板”上“粘贴”到我们需要用到这些数据的位置上。选中表里的某个数据后，在它上面单击鼠标右键，并单击弹出菜单上的“复制”命令，选中的内容就被“复制”到了剪贴板上，然后将鼠标移动到一个新位置上，单击鼠标将该位置作为“粘贴”数据的起始位置。然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮，这个数据就被“粘贴”到新位置上了。

　　在Access2000中，一次复制的数据最多可达十二个，这样我们就可以先在剪贴板上复制十二段数据，然后再单击代表不同数据的按钮将它们分别“粘贴”到表中的不同位置上，改变了过去一次只能“复制”一个数据，“粘贴”一个数据的状况。
 

怎样让表中的一些列总是显示出来？
　　把所有的数据都输入到表中之后，我们就可以方便的在Access中查看数据了，但如果一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来后面格子里的数据到底是哪个公司的，就只好将“滚动条”再移动到最前面，看看这些数据对应的“公司名称”。这时我们可以让最前面的“公司名称”列一直显示。

　　这个在Access2000中可以通过“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的“冻结列”命令，

　　这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令，就可以了。
 

怎样在表中隐藏列
　　为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，我们可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令，弹出“撤消隐藏列”对话框如下图：

　　“撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。
 

怎样使用工具栏上的工具对表进行操作？
　　在窗口工具栏上有很多按钮，左边第一个工具按钮是用来切换表的不同视图的，它的具体内容在下一课将进行比较详细的讲解。后面的几个一般都知道是用来做什么的。“插入超级链接”命令在本课的“补充”中有比较详细的讲解。

　　“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。例如当光标在“序号”字段内时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“序号”字段中的数字从小到大的顺序进行排列，而当光标在“公司名称”字段中时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“公司名称”字段中文字的拼音顺序从前到后进行排列。

　　在工具栏上有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮。举个例子说，将光标移动到字段“城市”的一个值“北京”所在的方格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“城市”中的值是“北京”的记录才显示出来，而其他的记录都不见了。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都显示出来。选中表中的某个方格时，这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”，单击“按选定内容筛选”按钮后，Access就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出来，而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来。

　　结束语：在这一课中，我们将数据添加到一个表中，在这个过程当中还学会了在表中添加、删除和移动字段，在表中复制、粘贴和移动值，并且掌握了冻结、隐藏表中的列，学会了对表中的数据进行筛选操作。如果还想在表中输入声音或图像，可以仔细看看课后的补充。 
 

补充内容
补充一：怎样在数据表中输入图片、声音和影像

　　要想在数据表中插入图片、声音和影像，首先要在设计视图中把需要输入这些数据的字段的数据类型定义为“OLE对象”，然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记录，在弹出的菜单中选择“插入对象”，这时出现“插入对象”窗口，在窗口中选择要插入的对象的类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类型这个列表栏中选择一种图片格式；如果要插入声音就在这个列表栏中选择“声音”；如果要插入影像就在这个列表框中选择“影像剪辑”，然后单击确定按钮。如果要在这个值中加入特定的一个图片、声音或影像文件，就需要在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，并通过单击“浏览”按钮，在浏览窗口中找到需要放置的文件，双击将它选定。单击“确定”按钮退出“插入对象”窗口，这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名，双击文件名，就可以看到或听到相应的文件了。

补充二：在表中建立超级链接

　　在表中想插入超级链接，需要将相应字段的字段类型定义为超级链接，然后在表的数据表视图中单击要建立超级链接的值将它选定，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“超级链接”，并在弹出的更下一级菜单中选择单击“编辑超级链接”选项。这时弹出“插入超级链接”的窗口，在“请输入文件名称和WEB页名称”下面的方框中输入想要链接的文件名称和WEB页的名称。单击“确定”按钮就可以在表中建立一个超级链接了。这时用鼠标单击超级链接的名称系统就会调出INTERNET浏览器访问WEB页面了。

补充三：怎样设置数据表格形式

　　Access的数据表可以有很多种格式，用鼠标单击“格式”菜单中的“数据表...”命令，弹出“设置数据表格式”对话框，在这个对话框中就可以设置数据表的格式，像“单元格效果”、“网格线显示方法”、“背景颜色”、“网格线颜色”、“边框及线条样式”五个主要选项，通过这些选项所做的修改可以在“示例”栏预览结果。单击“确定”按钮就可以看到Access数据表的格式已经改变了。

补充四：使用查找按钮。

　　在使用数据库的时候有时需要查看或修改一些表中的数据，如果表很大，一行行地找相应的数据项会非常麻烦。这时就要求有一个查找工具能帮助我们快速地找到需要的数据内容位置，在Access2000中，“查找”命令可以帮助实现这个功能。在一个表中，当我们需要查找某个值时，用鼠标单击工具栏上的“望远镜”按钮，弹出一个对话框，在对话框中先要选择需要查找的数据值的“查找范围”，然后选择匹配的内容，之后再输入相应的查找“内容”，输入完以后单击“查找下一个”按钮，这样就可以在整个表中找出第一个相应的数据值，如果这个数据值不是所需要的，再单击“查找下一个”按钮，反复执行就可以找到所需要的数据值的位置。单击“取消”按钮，就可以对找到的值进行操作了。在单击“查找”按钮后，会看到弹出的对话框中还有一个“替换”选项卡，切换到这一页，就可以在数据表中查找某个数据并用其他的数据替换它。在替换文本框中输入的就是替换的内容，当只要替换一个数据值时，只要单击对话框上的“替换”按钮就可以了，如果要将具有这个数据值的所有记录都替换，则要单击“全部替换”按钮，这样所有的数据值都被新数据值替换了。