时 间:2008-7-4 7:59:28
作 者:Microsoft
摘 要:了解 Access 数据库的结构
正 文:
通过熟悉数据库中的表、窗体、查询和其他对象，可以更加轻松地执行各种任务，例如将数据输入到窗体中、添加或删除表、查找并替换数据以及运行查询。
本文基本概述了 Microsoft Office Access 数据库的结构。Access 提供了一些可用于熟悉特定数据库结构的工具。本文还说明了使用每种工具的方法、时间和原因。
数据库是一个关于特定主题或用途的信息的集合，例如关于跟踪客户订单或维护音乐收藏。如果数据库未存储在计算机上，或者只有部分内容存储在计算机上，则可能要从必须协调和组织的各种源中跟踪信息。
例如，假设您的供应商电话号码存储在以下不同位置：在包含供应商电话号码的卡文件中、在文件柜内的产品信息文件中、在包含订单信息的电子表格中。如果供应商的电话号码发生了变化，则可能必须在所有这三个地方更新该信息。在精心设计的 Access 数据库中，只存储一次电话号码，所以只需在一个地方更新该信息。因此，在更新供应商的电话号码时，会在数据库中任何使用该电话号码的地方自动更新此电话号码。
您可以使用 Access 在一个文件中管理您的所有信息。在 Access 数据库文件中，您可以使用：
只需在一个表中存储一次数据，但却可以从多个地点查看此数据。当您更新数据时，会在出现该数据的任何地方自动更新该数据。
通过查询检索数据。
使用窗体查看或输入数据。
使用报表显示或打印数据。
注释 某些 Access 数据库包含指向存储在其他数据库中的表的链接。例如，您的一个 Access 数据库可能只包含表，而另一个 Access 数据库包含指向这些表的链接以及基于链接表的查询、窗体和报表。大多数情况下，无论表是链接的表还是实际存储在数据库中，都无关紧要。
要存储数据，可以为跟踪的每种信息创建一个表。信息类型可能包括客户信息、产品和订单详细信息。要在查询、窗体或报表中收集多个表中的信息，您需要定义表之间的关系。
曾经存在于邮寄列表中的客户信息现在位于“客户”表中。 曾经存在于电子表格中的订单信息现在位于“订单”表中。 诸如客户 ID 之类的唯一 ID 用于在表中将一个记录与另一个记录区分开来。通过将一个表的唯一 ID 字段添加到另一个表中并定义这两个字段之间的关系，Access 可以匹配这两个表中的相关记录，以便您可以在窗体、报表或查询中收集相关记录。
通过查询，可以帮助您查找和检索满足您指定的条件的数据，包括多个表中的数据。您也可以使用查询同时更新或删除多个记录，以及对数据执行预定义或自定义的计算。
“客户”表具有有关客户的信息。 “订单”表具有有关客户订单的信息。 此查询从“订单”表中检索“订单 ID”和“订购日期”数据，从“客户”表中检索“公司名称”和“城市”数据。此查询只返回总部设在伦敦的客户在四月份下达的订单。
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